ASSISTANT ADMINISTRATIF MUTUALISE (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Afin de répondre aux besoins exprimés par les communes de moins de 2 000 habitants, un service mutualisé d'appui administratif est mis en place pour assurer :
- le remplacement ponctuel des secrétaires généraux de mairie ou agents administratifs absents
- le renfort lors des pics d'activité

L'agent intervient auprès de plusieurs communes selon les besoins identifiés par chacune, en autonomie lors d'absences pour congés, d'arrêts maladie, de vacances ponctuelles de poste, de situations exceptionnelles afin d’assurer la continuité du service administratif.

Missions / conditions d'exercice

Prendre en charge tout ou partie des missions suivantes :

Administration générale
• accueil physique et téléphonique
• gestion du courrier
• préparation et suivi des délibérations
• rédaction des arrêtés
• préparation des conseils municipaux
• suivi des décisions du maire

Finances
• exécution budgétaire
• engagement et mandatement des dépenses
• émission des titres

Ressources humaines
• gestion administrative du personnel
• préparation et élaborer les paies et indemnités de fonction
• suivi des carrières
• gestion du temps de travail

État civil
• actes d'état civil
• gestion des cimetières

Urbanisme
• instruction administrative des demandes
• suivi des autorisations d'urbanisme
• relations avec les services instructeurs

Accompagner les projets communaux
• recherche et suivi des subventions
• préparation des dossiers de financement
• suivi administratif des opérations d'investissement
• accompagnement méthodologique des élus

Missions spécifiques liées à la mutualisation
• réaliser des diagnostics rapides de situation
• s'adapter à des organisations différentes
• formaliser les procédures et bonnes pratiques

Profils recherchés

PROFIL RECHERCHÉ

Expérience sur un poste de secrétaire général de mairie ou poste équivalent exercé au moins 3 à 5 années dans une commune

Savoirs
Maîtrise :
- du fonctionnement des collectivités territoriales
- des règles budgétaires et comptables M57
- du statut de la fonction publique territoriale
- des procédures administratives communales
- des logiciels métiers : Berger-Levrault / JVS / de l'état civil
- des bases de l'urbanisme
Logiciels : CIRIL /JVS/BERGER LEVRAULT

Connaissance :
- commande publique
- gestion des subventions
- archives communales

Savoir-faire
Capacité à :
- travailler en autonomie complète
- gérer plusieurs dossiers simultanément
- analyser rapidement une situation
- rédiger des actes administratifs
- conseiller les élus
- s'adapter à des environnements variés

Savoir-être
- sens du service public
- discrétion professionnelle
- rigueur
- autonomie

- réactivité
- pédagogie
- diplomatie
- capacité d'adaptation
- aisance relationnelle

Contraintes du poste
- déplacements fréquents sur l'ensemble du territoire de la CC Thelloise
- adaptation à des méthodes de travail différentes selon les communes
- interventions parfois dans l'urgence
- disponibilité ponctuelle lors des périodes électorales ou budgétaires

Permis B indispensable.