702- DJF - Gestionnaire de commandes

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Définition
Le titulaire du poste aura pour mission d'assurer la gestion de l'ensemble des commandes permettant
le bon fonctionnement des services de la Collectivité en réalisant les bons de commande et en s'assurant
de la disponibilité des crédits.

Missions / conditions d'exercice

Activité du poste
1- Gestion administrative des commandes
- Rechercher les divers équipements adaptés aux besoins des services en veillant au respect de l'enveloppe
de crédits dédiée
- Demander des devis aux différents fournisseurs
- Renseigner des bordereaux des prix unitaires selon les quantités demandées
- Etablir les bons de commande correspondant aux besoins des services
- Procéder à l'engagement comptable (Enregistrement IGDA, imputation, code nomenclature) et vérifier
le suivi comptable des dépenses
- S'assurer du bon suivi des commandes
- Réceptionner les livraisons et vérifier la conformité de la livraison en fonction de la commande
- Vérifier la cohérence de la facture par rapport au bon de commande (révision de prix, délais de livraison)
- Préparer et procéder à l'attestation dématérialisée du service fait
- Préparer et joindre aux demandes de liquidation les pièces comptables nécessaires au paiement
- Classer et archiver les documents comptables
Activité du poste
2. Gestion du stock
- Assurer un suivi du stock de d'enveloppes
- Analyser les commandes des différents services et procéder à des statistiques
Activité du poste
3. Aide au renouvellement des procédures de marchés gérés par le service
- Collaborer à la rédaction technique en faisant remonter les problèmes rencontrés lors du précédent
marché ou les besoins nouveaux exprimés par les services
- Maîtriser les documents administratifs des marchés
Activité du poste
4. Participation à la vie de la collectivité
- Assurer la polyvalence du travail du service en cas d'absence des collègues
- Participer aux différentes réunions de service
- Assurer le rangement des commandes et des fournitures dans les locaux
- Préparer les commandes à destination des différents services

Profils recherchés

Relations hiérarchiques et fonctionnelles :
RELATIONS HIÉRARCHIQUES
Sous la responsabilité hiérarchique du Coordonnateur administratif
RELATIONS FONCTIONNELLES
Internes : Les agents de la Collectivité
Externes : Les fournisseurs

Diplôme requis

BAC PRO secrétariat
BTS DUT dans les métiers du secrétariat

Connaissances

- Connaître les règles et les procédures de communication administrative
- Maîtriser l'utilisation des outils bureautiques (IGDA, Word, excel, power point,)
- Maîtriser les techniques de rédaction administrative
- Connaissances des procédures d'achat public

Savoir-faire
- Connaître le fonctionnement de la Collectivité
- Savoir communiquer parfaitement tant à l'écrit qu'à l'oral
- Savoir anticiper
- Savoir s'adapter
Aptitudes et qualités requises

- Sens des relations humaines
- Maîtrise de soi
- Autonomie
- Discrétion et réserve
- Rigueur et organisation
- Neutralité et loyauté
Informations complémentaires

Cycle de travail : Standard
Permis : Oui
Déplacements : Occasionnels
CACES/PEMP :
Habilitations :
Port d'EPI : Oui (préparation des commandes)
Vaccins :
Groupe de fonctions RIFSEEP

Groupe de fonctions C3