GH CENTRE ADJOINT ADMINISTRATIF OU ASSISTANTE MEDICO ADMINISTRATIVE DIRECTION PAM URMARS et ODONTOLOGIE

L'ÉTABLISSEMENT :
Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l'enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.
Le Groupement Hospitalier Centre regroupe trois établissements : l'hôpital Edouard Herriot, l'hôpital des Charpennes et le Centre de soins dentaires. Il est une référence dans de nombreuses spécialités médicales et chirurgicales, les pathologies bucco-dentaires de l'adulte et de l'enfant et la prise en charge des patients âgés.

LE POSTE :
PRESENTATION GENERALE DU SITE :
Le Groupement Hospitalier E. Herriot se situe 5 place d'Arsonval à Lyon 3ème, accessible par les transports en commun (bus, métro, tramway).
Il se compose de 723 lits d'hospitalisation complète, de 83 lits d'hôpital de jour et de 91 lits d'hôpital de semaine.
Il est le siège du SAMU, du CRRA et du centre de médecine hyperbare des HCL.
Il constitue le principal pôle d'accueil des urgences de l'agglomération
Il est organisé en 4 pôles d'activité (Urgences Médicales, Urgences Chirurgicales, Spécialités Médicales et Spécialités Chirurgicales) et 35 services :
- 10 unités de médecine réparties au sein des pavillons : F.O.P. X, R, M
- 12 unités de chirurgie réparties au sein des pavillons : C.D.G.I.M.T.U.V. H
- 4 unités de réanimation : G.I.N.P. H
- 1 unité de Soins Continus au pavillon G
- 3 sites d'accueil des urgences : Pavillon C, SMA et N.A

PRESENTATION DU POLE D'ACTIVITE MEDICALE (PAM) :
Le périmètre du poste, identique à celui du directeur référent auquel l'assistante de direction sera rattachée, regroupe le Pôle URMARS, pour sa partie URMED (Urgence, SAMU, réanimation médicale) et le pôle Odontologie. L'équipe de direction de ces pôles se compose : d'un directeur pour les deux pôles, d'une coordinatrice des secrétariats, de deux Chefs de pôle et de deux Cadres administratifs de pôle.

Le PAM URMED se compose du service d'accueil des urgences de l'hôpital Édouard Herriot, du SAMU 69, SAMU de la zone de défense, du service d'urgence psychiatrique, de la réanimation médicale et du plateau de médecine pour tous. Il regroupe près de 700 professionnels sur le site de l'hôpital Édouard Herriot. Le PAM Odontologie se compose du centre de soins dentaires, des urgences dentaires, des le UCM. Il offre des soins courants comme des soins spécialisés dans des domaines tel que l'implantologie/chirurgie orale, la dentisterie restauratrice et endodontie, dysfonctions et douleurs orales et de l'articulation temporo-mandibulaire, la réhabilitations orales complexes, etc. Il est le Centre de Compétences pour le traitement des manifestations bucco-dentaires liées aux maladies rares orales et dentaires.

DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION :
Placé sous la responsabilité du directeur référent du Pôle, l'Assistant de direction appuie le directeur dans ses missions. Elle accomplit toutes les missions liées à un secrétariat de direction et concourt à l'organisation de l'activité de la gouvernance du PAM (organisation de réunion, gestion des instance, suivi de dossier), et soutien le quatuor de pôle (Directeur, chef de pôle, cadre administratif, cadre supérieur de santé). Membre à part entière de l'équipe du PAM, elle participe à sa gouvernance et contribue à ses différentes missions. Elle peut se voir confier des dossiers en propre, ou être en appuie. Elle participe notamment à la gestion de projet et à la relation avec les partenaires internes et externes aux HCL.

DOMAINES D'ACTIVITE : Les missions principales sont :
§ Assister le directeur référent dans ses missions et assurer son secrétariat
§ Assister le quatuor du pôle dans ses missions du quotidien : directeur référent, chef de pôle, cadre administratif et du cadre supérieur de santé
§ Coordonner la vie institutionnelle du pôle : organisation des différents temps (Quatuor, bureaux de pôle, réunion de services, communications, etc.), préparation des ordres du jours, suivi des dossiers et des documents nécessaires
§ Assurer le suivi des missions propre du pôle (revu de projet, suivi RH, suivi du capacitaire, répartition des locaux tertiaire, suivi etc.)
§ Produire, actualiser et organiser les documents administratifs et support du pôle (courrier, procédures, support de présentation, synthèse)
PRINCIPALES TÂCHES DU POSTE - Missions classiques de gestion d'un secrétariat de direction
- Organisation, planification et préparation des réunions : planification de la date, réservation de locaux, suivi des participants, convocations, préparation des dossiers et des supports de présentation.
- Suivi des dossiers du directeur référent
- Préparation des quatuors de pôle et mise à jour du tableau de bord
- Rédaction et actualisation de documents administratifs (courriers, conventions) et des documents supports structurant du pôle (supports de présentation, organigrammes, procédures, tableau de suivi, outil de pilotage)
- Organisation et classement dématérialisé de l'ensemble des documents structurant du pôle (convention, accord de collaboration, fiche projet, etc.)
- Centralisation et suivi, au travers d'outils dédiés et de procédures établies :
o Du capacitaire (gestion de la procédure de fermeture de lits, suivi des lits ouvert/fermé)
o De la revue de projet du pôle et actualisation de l'outil de gestion de projet
o De l'attribution des locaux tertiaire, des demandes de nouveau locaux, et du lien avec la direction référente
o Des réponses à appel et projet et autres projets déposés par les services du pôle
- Gestion des relations avec les intervenants extérieurs : demande de visite, de rencontre, d'organisation d'évènements.
- Coordination, en binôme avec le cadre administratif de pôle, des différentes campagnes de recensement du pôle.
- Gestion logistique de l'équipe du PAM (installation matériel informatique pour réunion, photocopies, quick di, etc.)

PROFIL RECHERCHÉ :
QUALIFICATIONS
- Formation en secrétariat
- Expérience d'assistante de direction souhaitée
- Expérience du secteur hospitalier valorisée

COMPETENCES/QUALITES REQUISES et/ou APTITUDES A DEVELOPPER
- Aptitude à hiérarchiser les activités et savoir gérer l'urgence
- Capacité d'autonomie, rigueur, prise d'initiative
- Esprit de synthèse
- Sens de l'organisation et de l'anticipation
- Sens de l'accueil et des rapports institutionnels
- Capacités relationnelles développées et grande disponibilité
- Loyauté, discrétion et respect du secret professionnel
- Sens de l'écoute, amabilité
- Bonne expression orale et écrite
- Savoir rendre compte
- Maîtrise parfaite des outils bureautiques : pack Office en base : Word, Excel, Power-Point, Intranet, Internet, Outlook (messagerie + calendrier) + maitrise du logiciel BO, Qlickview
- Appétence pour les nouvelles technologie et utilisation de l'IA