Assistant services à la population (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Activités principales
CNI/PASSEPORT
- Réception et enregistrement des titres.
- Traitement des dossiers Passeport et Carte Nationale d'identité.
- Prise de rendez-vous.
- Entrée des données, contrôle, transmission au CERT Occitanie.
- Traitement des dossiers en recueil.
- Remise lors des retours sans RDV.
- Rendez-vous PMR (Personnes Mobilités Réduite à leurs domicile ou lieux de résidences).
- Suivi des demandes : rappel des titres arrivés depuis + de 1 mois.

Accueil Mairie
- Accueil physique et téléphonique tout public.
- Accompagnement des administrés pour diverses demandes (sac jaunes, renseignement divers...)
- Distribution des courriels entrants en interne.

Action sociale : CCAS
- Gestion des dossiers élections de domicile (inscription, rendez-vous avec l'élu au social, diverses explications).
- Gestion du courrier CCAS.
- Gestion de leurs passages en mairie.
- Suivi : radiations et demande de renouvellement.

Logements sociaux
- Renseignements sur les dossiers (montage, pièces à renseigner pour les dossiers...).
- Enregistrements + scan des dossiers sur tableaux Excel (ALOGEA/OPH).
- Envoie des dossiers aux divers organismes.
- En binôme avec l'agent de l'état civil.

État-civil
Recensement militaire (jeune de 16 ans de la commune uniquement)
- Enregistrement du dossier sur le logiciel métier Berger Levrault.
- Signature du jeune + archivage du dossier.
- Tous les trimestres : envoi des dossiers via la plateforme MJDC.
- Attestation d'accueil (personnes étrangères)
- Explications du dossier aux administrés.

Quand retour du dossier :
- Enregistrement + vérification avec listes des pièces à fournir,
- Consommation du timbre fiscal de 30 euros,
- Signature du Maire,
- Copie du dossier + archivage,
- Une fois traité redonner le dossier à l'administré qui fait la démarche de l'envoyé à l'ambassade ou au consulat (selon pays),

Élection / État-civil
- Mise en place de divers tableaux Excel, (calcul, formules, liens tableaux, mise en forme des tableaux, diverses vérifications).

- En binôme avec l'agent état-civil

- Élection : Quand il y a des élections fermeture du service CNI/Passeport au moins deux semaines pour être entièrement disponible pour seconder l'agent qui s'occupe des élections (installations des salles, vérifications diverses concernant les matériels utilisés, vérifications des dossiers utilisés pour les élections...)

- État-Civil : Quand l'agent est en congé et/ou absent :
- Décès,
- Mariage,
- Inscriptions liste électorale,
- Reconnaissance
- Dossier Pacs
- Changement de Nom/Prénom
- Inscriptions écoles

Missions / conditions d'exercice

Activités principales
CNI/PASSEPORT
- Réception et enregistrement des titres.
- Traitement des dossiers Passeport et Carte Nationale d'identité.
- Prise de rendez-vous.
- Entrée des données, contrôle, transmission au CERT Occitanie.
- Traitement des dossiers en recueil.
- Remise lors des retours sans RDV.
- Rendez-vous PMR (Personnes Mobilités Réduite à leurs domicile ou lieux de résidences).
- Suivi des demandes : rappel des titres arrivés depuis + de 1 mois.

Accueil Mairie
- Accueil physique et téléphonique tout public.
- Accompagnement des administrés pour diverses demandes (sac jaunes, renseignement divers...)
- Distribution des courriels entrants en interne.

Action sociale : CCAS
- Gestion des dossiers élections de domicile (inscription, rendez-vous avec l'élu au social, diverses explications).
- Gestion du courrier CCAS.
- Gestion de leurs passages en mairie.
- Suivi : radiations et demande de renouvellement.

Logements sociaux
- Renseignements sur les dossiers (montage, pièces à renseigner pour les dossiers...).
- Enregistrements + scan des dossiers sur tableaux Excel (ALOGEA/OPH).
- Envoie des dossiers aux divers organismes.
- En binôme avec l'agent de l'état civil.

État-civil
Recensement militaire (jeune de 16 ans de la commune uniquement)
- Enregistrement du dossier sur le logiciel métier Berger Levrault.
- Signature du jeune + archivage du dossier.
- Tous les trimestres : envoi des dossiers via la plateforme MJDC.
- Attestation d'accueil (personnes étrangères)
- Explications du dossier aux administrés.

Quand retour du dossier :
- Enregistrement + vérification avec listes des pièces à fournir,
- Consommation du timbre fiscal de 30 euros,
- Signature du Maire,
- Copie du dossier + archivage,
- Une fois traité redonner le dossier à l'administré qui fait la démarche de l'envoyé à l'ambassade ou au consulat (selon pays),

Élection / État-civil
- Mise en place de divers tableaux Excel, (calcul, formules, liens tableaux, mise en forme des tableaux, diverses vérifications).

- En binôme avec l'agent état-civil

- Élection : Quand il y a des élections fermeture du service CNI/Passeport au moins deux semaines pour être entièrement disponible pour seconder l'agent qui s'occupe des élections (installations des salles, vérifications diverses concernant les matériels utilisés, vérifications des dossiers utilisés pour les élections...)

- État-Civil : Quand l'agent est en congé et/ou absent :
- Décès,
- Mariage,
- Inscriptions liste électorale,
- Reconnaissance
- Dossier Pacs
- Changement de Nom/Prénom
- Inscriptions écoles

Profils recherchés

Compétences requises
- Techniques de secrétariat, d'organisation
- Maîtrise orale et écrite du français
- Qualité rédactionnelle
- Forte capacité d'investissement
- Organisation personnelle : gestion du temps et des priorités
- Aisance relationnelle : sens de l'écoute et du dialogue.
- Être force de proposition pour améliorer le fonctionnement des procédures.
- Détenir un forte capacité d'investissement
- Posséder des qualités rédactionnelles, maîtriser parfaitement l'orthographe, la grammaire.
- Savoir détecter des anomalies et les signaler aux référents : supérieur hiérarchique
- Respecter les consignes données.
- S'adapter à des situations de travail différentes
- Savoir rendre compte.
- Connaître la règlementation en matière d'état-civil.
- Maîtriser les logiciels métiers.

Savoir faire
- Organisation personnelle : gestion du temps et des priorités.
- Aisance relationnelle : sens de l'écoute et du dialogue.
- Être force de proposition pour améliorer le fonctionnement des procédures.
- Détenir une forte capacitée d'investissement.
- Posséder des qualités rédactionnelles, maîtriser parfaitement l'orthographe, la grammaire.
- Savoir détecter des anomalies et les signaler au référent : supérieur hiérarchique : le DGS.
- Respecter les consignes données.
- S'adapter à des situations de travail différentes.
- Savoir rendre compte.
Savoir être
- Avoir un esprit de méthode et de rigueur
- Posséder un bon état d'esprit et avoir le sens des relations.
- Prendre du recul par rapport aux informations gérées.
- Être réactif, disponible.
- Être autonome.
- Avoir le sens de l'écoute et de l'observation.
- Être efficace et consciencieux.
- Savoir travailler en équipe ; être sociable.
- Discrétion professionnelle nécessaire.
- Tenue correcte et hygiène personnelle correcte impératives.