AGENT ADMINISTRATIF EN CHARGE DE LA COMMUNICATION DES DOSSIERS PATIENTS ET DES CONTENTIEUX - H/F

du poste :

Secteur : Direction des Affaires Juridiques et des relations avec les usagers
Domaine : Affaires juridiques et relations usagers
Missions du poste
a) Demandes de communication des dossiers médicaux des sites de Grenoble et Voiron
Réception des demandes émanant des patients ou de leur famille (ayant droit, parents, tutelle)
Retour fait à ces demandes expliquant la procédure à suivre (pièces à fournir notamment)
Validation de la demande (ou demande d'éléments complémentaires) être attentifs aux documents transmis
Recherche des différents services dans lesquels le patient a séjourné dans le logiciel en vigueur (Cristal ou autre logiciel). Des vérifications sont indispensables car les informations données par les demandeurs sont souvent imprécises (ex : uniquement l'année d'hospitalisation)
Transmission de demandes aux services concernés (secrétaire référente ou secrétaire dédiée) via le logiciel Qualnet (saisie des informations + scan à joindre à la demande)
Gestion des appels téléphoniques des demandeurs souhaitant connaître la procédure de transmission du dossier médical ou pour le suivi de leur demande
Gestion des demandes de dossiers anciens (recherche du service, échanges avec les patients pour essayer d'obtenir des informations etc.)
Accueil physique des personnes souhaitant obtenir la communication d'un dossier médical dans le cadre ou non d'une urgence
Gestion des demandes émanant du CNAOP (accès aux origines personnelles), de l'ONIAM (indemnisation des accidents médicaux)
Gestion des courriels adressés (très variés)
· Etablir un bilan régulier des demandes de dossier patients
· Participer à toute évolution de la procédure (si besoin)
b) Gestion des contentieux matériels du site de Grenoble
· Déclarer les pertes matérielles du site de Grenoble sur la plateforme d'échange avec l'assurance du CHU, en lien avec les autres professionnels de l'équipe direction juridique usagers :
· Recueillir les inventaires et rapports incidents
· Déclarer les sinistres
· Suivre les dossiers et demander les pièces justificatives aux patients en vue de leur dépôt sur le site
· Mettre à jour le tableau de suivi
· Répondre aux réclamations liées aux contentieux matériels
c) Autres missions - adaptabilité
Une capacité d'adaptation est importante pour ce poste. Les missions peuvent évoluer en fonction de l'évolution de la réglementation et des besoins de l'hôpital.

Profil recherché :

Compétences spécifiques demandées :
Respect du secret professionnel, de l'obligation de discrétion professionnelle et des règles de confidentialité.
- Appétence à travailler dans le milieu hospitalier
- Organiser et prioriser les activités du poste
- Capacités relationnelles
- Faculté à établir un dialogue professionnel avec les usagers
- Dynamisme, engagement, et force de propositions
Utilisation des outils informatiques :
· Logiciel Cristal-link, SWAP, Easily
· Logiciel QUALNET
· Outils bureautiques
Autres informations :
Horaires de travail (à titre indicatif) =>
- Horaires : 08h30-16h20
- Astreintes : néant
Temps de travail : 7H30 (15 jours de RTT)