Un.e Assistant.e de direction générale

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Vous apportez une assistance au Directeur Général des Services en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi de dossiers.

Missions / conditions d'exercice

A ce titre,
- vous organisez la vie professionnelle du DGS en fonctions des priorités : planification de l’agenda, prise de rendez-vous, organisation des déplacements et temps institutionnels ;
- vous rédigez, mettez en forme et diffusez les documents administratifs (courriers, comptes-rendus, notes) ;
- vous assurez l’accueil téléphonique et physique au secrétariat ;
- vous gérez les courriers entrants et sortants, avec traçabilité et réactivité ;
- vous participez à la préparation des conseils communautaires (mise en forme de l’ordre du jour et de la note de synthèse, relecture des projets de délibération, contrôle des pièces, suivi des circuits de validation) et participez au bon déroulement des séances (logistique, feuille de présence, diffusion des dossiers, prise de notes et suivi des décisions) ;
- vous transmettez au contrôle de légalité et veillez à la publication des actes administratifs à l’aide du logiciel dédié ;
- vous assurez la tenue des registres et l’archivage des actes administratifs ;

Profils recherchés

- Formation et première expérience requises en assistanat de direction
- Maîtrise des outils bureautiques
- Maîtrise de la rédaction administrative et orthographe et syntaxe irréprochable
- Capacités d’analyse et de synthèse
- Capacité à rendre compte et à informer de l’avancement des différents dossiers
- Aisance relationnelle et diplomatie
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter des délais serrés, même dans des contextes exigeants
- Capacité à anticiper, à planifier et à identifier les priorités et les points de vigilance ou d’alerte
- Capacité de travail en autonomie et d’initiative
- Disponibilité, rigueur, réactivité et adaptabilité dans les missions
- Curiosité et ouverture d’esprit
- Loyauté et sens du service public
- Respect rigoureux des obligations de discrétion professionnelle, de confidentialité et de réserve