Agent polyvalent de gestion administrative (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Débutant

Descriptif de l'emploi

La Ville de Le Moule recrute un(e) Agent polyvalent de gestion administrative (h/f) à temps complet au sein de la Direction de l'Administration Générale – Service à la Population.

Sous l'autorité du responsable de service, l'agent assure l'accueil et l'information des usagers, la gestion des actes et registres d'état civil ainsi que le traitement des archives communales. Il contribue au bon fonctionnement du service, à la conservation du patrimoine documentaire et à la qualité du service rendu à la population.

Missions / conditions d'exercice

Missions :
Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Délivrer des renseignements et explications oraux et écrits complets sur les archives de l’état civil
• Tenir les registres de naissances, de décès et de mariages
• Procéder au contrôle et à l’enregistrement des registres
• Tenue des registres d’état civil, (actualiser et contrôler l’exactitude des renseignements consignés dans les registres)
• Gestion des dossiers d’inhumations et renouvellement de concession
• Aide à la préparation et gestion du recensement

Traiter les activités du service population
Traitement et classement des fonds :
• Contribuer à la mise en œuvre de l’évaluation des fonds
• Mettre en œuvre le traitement des fonds d’archives (tri, classement, inventaire)
• Élaborer des instruments de recherche
• Assurer la tenue, la mise à jour et la publication des instruments de recherche (papier, informatiques ou en ligne)
• Rédiger une description archivistique normalisée

Activités complémentaires :
Collecte des fonds :
• Contribuer à la mise en œuvre de la politique de collecte des archives publiques et privées Etat-civil
• Assurer l’accueil physique des versements et entrées d’archives ainsi que la conservation des fonds de l’Etat-civil :
• Mettre en œuvre et participer à la politique de conservation préventive et curative, pour toutes formes et supports de documents
• Mettre en œuvre et participer au récolement réglementaire des fonds ainsi qu’à la communication des fonds d’archives au public :
• Connaître les principes et les modalités de mise en œuvre
• Contribuer à la détermination de la communicabilité d’un fonds d’archives publiques ou privées
• Savoir mener une recherche dans les archives

Rémunération et Avantages Sociaux
- Rémunération statutaire + Régime indemnitaire : IFSE (part fixe + part variable)
Protection sociale :
- Participation financière de la collectivité à la mutuelle santé labellisée et à la prévoyance
- Tarif préférentiel à la garantie obsèques
Action sociale :
-Tickets restaurants
-Accès aux prestations du CNAS et à l'Amicale du personnel : chèques vacances, aides à la famille, activités de loisirs

Profils recherchés

SAVOIR :
• Connaissance de la réglementation relative à l'état civil, aux cimetières et aux opérations funéraires.
• Connaissance de la législation et des règles applicables aux archives publiques.
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Maîtrise des règles de gestion documentaire, de classement et de conservation des archives.
• Connaissance des outils bureautiques et logiciels métiers.

️ SAVOIR- FAIRE :
• Accueillir, renseigner et orienter les usagers.
• Rédiger et mettre en forme des documents administratifs.
• Tenir, contrôler et mettre à jour les registres d'état civil.
• Instruire et suivre les dossiers administratifs liés à l'état civil et aux concessions funéraires.
• Réaliser le tri, le classement, l'inventaire et la conservation des archives.
• Effectuer des recherches documentaires et archivistiques.
• Utiliser les outils informatiques et les logiciels de gestion.
• Appliquer les procédures administratives et la réglementation en vigueur.

SAVOIR- ETRE :
• Sens du service public et de l'accueil.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Rigueur, méthode et sens de l'organisation.
• Qualités relationnelles et aptitude à travailler en équipe.
• Autonomie et polyvalence.
• Réactivité et capacité d'adaptation.
• Sens des responsabilités et de la fiabilité.
• Courtoisie, écoute et disponibilité auprès des usagers.