Assistante Administrative

Job Description

A propos de l'AEA :

Le service AEA (Aide Educative Administrative) est placé sous l’autorité du directeur de secteur Protection de l’enfance Rhône d’ACOLEA, (composé de 3 Maisons d’enfants, 1 service adolescents, 1 service jeunes majeurs, 3 services de placement à domicile, un dispositif d’accueil d’urgence et un service d’AEA) et dirigé par une directrice et une directrice adjointe en charge de l’AEA. Le service est composé d'une équipe dynamique de 19 référents éducatifs, 4 éducatrices jeunes enfants, 2 éducateurs sportifs, 3 chefs de services, 4 postes d’assistantes administratives et 2 psychologues. L'équipe participe activement à la construction et l'évaluation continue des modalités d'accompagnement.
Le service prend en charge 614 mesures journalières couvre tout le département du Nouveau Rhône avec ses bureaux principaux basés sur l’Arbresle. 4 antennes sont également déployées : Thizy les Bourgs, Villefranche sur Saône, Saint Genis L’Argentière et Brignais.

A propos du poste : CDD pouvant évoluer vers à CDI à compter du 1er Août 2026.

Les Missions principales :
En tant qu’assistant administratif, vous aurez pour missions, en lien avec le Siège social de la fondation :
Accueil physique et téléphonique (familles, personnes extérieures),
Secrétariat classique : traitement et diffusion des courriers, mails, appels téléphoniques, dossiers, documents, classement et archivage.
Secrétariat de direction : tenue de tableaux de bord, prise de note, saisie, mise en forme, rédaction de courriers, de documents, de compte rendu, organisation logistique de réunions.
Secrétariat de mission éducative : en lien constant avec les chefs de service, mise en forme et envoi d’écrits professionnels après validation de la direction, Gestion des dossiers famille (ouverture, mises à jour, clôture), Mise à jour régulière de bases de données de suivi d’activité, Mise à jour du logiciel de suivi des usagers. Lien constant avec les gestionnaires des Maisons du Rhône. Statistiques diverses en vue de la rédaction du rapport d’activité annuel.
Prise de relais des taches spécifiques, en l’absence de l’assistant administratif en charge des missions : facturation des prix de journées, Eléments Variables de Paie, commande et gestion des Tickets Restaurant.
Ressources humaines : rôle de relais RH avec le siège de la fondation, préparation des éléments variables de paies, gestion des dossiers du personnel, gestion des contrats et déclaration d’embauche, gestion des arrêts de travail, de la mutuelle santé, Déclaration d’accidents du travail, Mise à jour régulière des tableaux de bord.

Le contenu de ces attributions est susceptible d'évoluer en fonction des nécessités du service.

Une Fondation à la politique RH ambitieuse misant sur l’Evolution des Carrières, la Formation et la Qualité de Vie au Travail, mais aussi sur l’embauche de professionnels en situation de handicap ou en insertion.
 PRÊT·E À NOUS REJOINDRE ? Profil recherché :
Diplôme de Bac à Bac +2, spécialisation en bureautique et secrétariat

Compétences requises :
Maîtrise exigée des outils informatiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint)
Connaissance des progiciels suivants serait un plus : Octime, NEMO, Notilus, N2F, Yooze, Layan, Chorus
Capacité de travailler en équipe
Maîtrise rédactionnelle et bon niveau d’orthographe
Faire preuve d’organisation et d’anticipation
Rigueur
Sens de l’accueil, Aisance relationnelle
Discrétion et respect de la confidentialité
Connaissance de la Protection de l’enfance ou du médico-social appréciée