ASSISTANT SERVICE RESSOURCES (F/H)

Poste

La Direction Générale des services, recherche : ASSISTANT SERVICE RESSOURCES (F/H)

• Cadre d'emplois : REDACTEURS TERRITORIAUX :  CAB - Pôle Ressources

MISSIONS

Au cœur de l'administration, vous occupez un poste d'appui essentiel, à l'interface entre la Direction Générale des Services et le Cabinet du Maire. Vous contribuez au bon fonctionnement du Service Ressources en assurant le suivi du courrier réservé du Maire, l'accompagnement des conseillers municipaux spéciaux et, en l'absence de l'assistante du Maire, la continuité du secrétariat de l'exécutif. Ce poste exige rigueur, réactivité, sens de l'organisation et une parfaite maîtrise de la confidentialité.

ACTIVITES

Sous l'autorité hiérarchique de la chef de service ressources et de l'autorité fonctionnelle de la Directrice de Cabinet, vous garantissez la qualité du suivi administratif des dossiers confiés au Service et participez au bon fonctionnement du Cabinet du Maire.

Vous assurez notamment le traitement du courrier réservé du Maire, accompagnez les conseillers municipaux spéciaux dans le suivi de leurs délégations et assurez la continuité du secrétariat du Maire lors des absences de l'assistante.

Profil

Assurer le traitement du courrier réservé du Maire

• Analyser quotidiennement le courrier réservé et en assurer le suivi ;
• Identifier les services, élus et partenaires à associer au traitement des dossiers ;
• Assurer une veille sur les situations urgentes et alerter la responsable du service si nécessaire ;
• Suivre les réponses apportées et relancer les services concernés ;
• Gérer les parapheurs, le classement et l'archivage des dossiers.
• Assurer la relecture des courriers sortants

Accompagner les conseillers municipaux spéciaux

• Organiser leurs rendez-vous, réunions et déplacements ;
• Préparer les dossiers, notes, ordres du jour et documents nécessaires ;
• Assurer le suivi administratif des projets confiés par les élus ;
• Être l'interlocuteur privilégié des services municipaux et des partenaires extérieurs ; Assurer le classement et l'archivage des dossiers.

Assurer la continuité du secrétariat du Maire et en l'absence de l'assistante du Maire :

• Gérer l'agenda du Maire ;
• Organiser les rendez-vous urgents ;
• Assurer l'accueil téléphonique et le suivi des sollicitations.

CONDITIONS D'EXERCICE LIEES AU POSTE

Vous êtes titulaire d'un Bac à Bac +2 (assistant de gestion, assistanat de direction ou formation équivalente) et relevez du cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux ou disposez du niveau permettant d'y accéder.

Une expérience significative sur des fonctions d'assistanat de direction, de secrétariat de direction ou auprès d'élus est fortement appréciée

Vous connaissez le fonctionnement d'une collectivité territoriale, l'environnement institutionnel des élus ainsi que les techniques de secrétariat de direction.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et êtes à l'aise avec les logiciels métiers.

Vous possédez d'excellentes qualités rédactionnelles, savez gérer plusieurs dossiers simultanément et hiérarchiser les priorités. Reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre esprit de synthèse, vous faites preuve d'autonomie, de disponibilité et d'initiative.

Votre aisance relationnelle, votre capacité d'adaptation et votre goût du travail en équipe vous permettent d'interagir avec des interlocuteurs variés.

Enfin, vous accordez une importance particulière à la discrétion professionnelle et au respect de la confidentialité.

Avantages collaborateurs : participation complémentaire santé sous conditions - adhésion à une garantie prévoyance maintien de salaire au choix - titres restaurant - participation aux frais de transport collectif et forfait mobilité - Comité des œuvres sociales (COS) - Conciergerie - Association sportive et de loisirs