Assistant(e) administratif(ve) au service évènementiel

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Wittelsheim, ville dynamique de 10700 habitants qui compte 117 agents au sein de ses services.
Labels « Terre de jeux 2024 », 2 lauriers « Ville Active & Sportive », 2 fleurs « Villes et Villages fleuris », 2 libellules « Commune nature ».

Sous l'autorité de la Responsable du service, vous participerez à l’organisation administrative et logistique des évènements municipaux.

Missions / conditions d'exercice

Participer à la préparation administrative et logistique des événements organisés par la collectivité (évènements festifs, cérémonies commémoratives, etc.):
- Suivi des échéanciers
- Participation à la rédaction du cahier des charges,
- Suivi des besoins matériels et administratifs ; élaboration de bons de commande
- Rédaction de courriers d’invitations, compte-rendu
- Assurer le premier niveau d’information auprès des associations et partenaires
- Gestion des stocks (boissons, matériels)
- Mise à jour des tableaux de suivi
- Suivi de facturations

Assurer une présence lors des évènements :
- Accueil et échanges avec les artistes
- Veille organisationnelle
- Coordination des intervenants (personnels communaux, partenaires extérieurs, artistes)

Activités secondaires :
- Participation à la réflexion quant à des concepts d’évènements novateurs, attractifs et adaptés aux divers publics cibles
- Suivi des locations des chalets et minibus de la collectivité - rédaction de conventions
- Accueil du public (partenaires, administrés, associations)

Profils recherchés

Niveau de diplôme exigé : Formation initiale et /ou expérience obligatoire dans le domaine de la gestion/de l’évènementiel

Savoirs-faires:
- Connaissance de l’organisation d’une collectivité territoriale
- Maitrise des bases de l’outil bureautique (Pack office, Outlook, teams, Internet)
- Maitrise des techniques de planification

Savoirs-êtres :
- Sens de l’organisation indispensable
- Être force de proposition
- Capacité à travailler en équipe
- Discrétion
- Efficacité, réactivité et capacité d’adaptation