Responsable évenementiel H/F

B Signature Hotels & Resorts est un groupe hôtelier jeune, dynamique et enthousiaste. Le concept de luxe et de perfection que nous développons est à la fois décontracté et exigeant. Il s’adresse à une nouvelle génération d’hôtes, qui se différencie de celle des palaces traditionnels.
Que vous aimiez le sport ou la nature, le théâtre ou le cinéma, les boutiques ou les musées, que vous vous déplaciez pour vos loisirs ou pour vos affaires, nos hôtels sont conçus pour vous. Ces lieux dans l’air du temps témoignent d’une personnalité et d’une originalité qui n’appartiennent qu’à eux. Ils y associent le confort, l’efficacité, la convivialité. Et parce qu’ils sont uniques, ils répondront à toutes vos aspirations .

Rejoignez les équipes de l’Hôtel Vernet et de l’Hôtel de Sers en tant que Responsable Événementiel.

MISSION PRINCIPALE

·         Gestion des demandes groupes banquets = rédaction des propositions, suivi des demandes, conversion en confirmations/rédaction des contrats

·         S’assure que les dossiers soient parfaitement réalisés pour la transmission des informations au service F&B

·         Est en charge de l’atteinte de l’objectif budgété de ce segment pour les deux établissements

·         Assure la vente banquets de la proposition tarifaire à la réalisation du contrat et envoi de facture pro forma

·         Collabore avec le Responsable des Ventes et l’Attaché commercial, à l’élaboration de la stratégie tarifaire pour son segment (locations de salons, privatisations, journée d’études et forfait pauses et déjeuners/dîners)

·         Développe et entretient le portefeuille des comptes de son segment

·         Assure la coordination des mises en places et déroulés des manifestations avec l’équipe de Restauration

·         Doit accueillir les clients le jour J

·         Veille concurrentielle (étude prix/produit) afin d’être bien au fait des tendances de marché

RESPONSABILITES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES

·         Préparation et envoi des plannings et feuilles de fonction à tous les services concernés

·         Animation des réunions groupes en présence des chefs de service concernés afin d’optimiser l’organisation et fidéliser la clientèle d'offre de restauration

·         Relance des débiteurs divers des dossiers

·         Assure la facturation ainsi que le suivi des commissions agences

·         Assure un reporting précis des activités hebdomadaires via le rapport Weekly envoyé chaque vendredi

·         Participe au rapport Mensuel Commercial sur la partie Groupes, Séminaires & Banquets

·         Entretien de la base de données

·         Veille à la bonne marche du logiciel Opéra

·         En charge de la bonne application des procédures groupes au sein des deux hôtels

·         Saisi chaque début de semaine les ventes de la semaine dans Sales Force

·         Contrôle chaque semaine le rapport de ventes annuelles afin de gérer la multiplicité des demandes sur certaines dates.

RESPONSABILITES GENERALES

·         Maintenir un bon esprit d'équipe

·         Assurer le bon fonctionnement des relations avec le service restauration

·         Rendre compte des difficultés et problèmes d’Exploitation à son N+1,.

·         Bonne connaissance du marché parisien et du Triangle d’Or serait un plus

·         Capacité rédactionnelle en français et en anglais

·         Rigoureux, organisé(e) et autonome

·         Connaissance du PMS Opéra

·         Expérience déjà confirmée sur un poste similaire

AVANTAGES