Officier d’état civil expérimenté/ agent polyvalent administration générale - h/f

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

1-RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

Sous la responsabilité de :
 La directrice des affaires juridiques.

Missions / conditions d'exercice

2-MISSIONS DU POSTE

 Assurer la gestion sécurisée des missions d’état civil, des affaires générales, des élections, du recensement de la population et de la gestion du cimetière communal, tout en garantissant un accueil de qualité à l’Hôtel de Ville

3-NATURE DU POSTE

 Temps complet, du lundi au vendredi (8h30-12h/13h-17h)
 Travail le samedi par roulement

4-ACTIVITES PRINCIPALES

1. Missions d’accueil physique et téléphonique de l’hôtel de Ville
• Recevoir, filtrer, renseigner, transmettre les communications téléphoniques et réorienter le public
• Être en mesure de gérer d'éventuelles situations de tension et / ou conflictuelles pouvant se dérouler à l'accueil
• Être en mesure d'identifier la nature et le degré d'urgence de certaines situations et réagir avec pertinence face à celles-ci (réorientation rapide vers les services concernés et s'assurer que les personnes orientées soient en mesure d'accéder aux services identifiés)
• Tenir à jour des tableaux de bord et statistiques de fréquentation physique et téléphonique

2. Gestion des affaires générales :

• Les demandes de cartes nationales d’identité et de passeports, traitement des recueils et délivrance des titres
• Les demandes d’attestation d’accueil
• Les demandes de recensement citoyen
• Les inscriptions sur les listes électorales
• Garantir l’application de la réglementation en vigueur

3. Missions d’État Civil
• Établir, recevoir et traiter les actes d’état civil : naissances, reconnaissances, mariages, décès, changements de nom ou de prénom, PACS, etc.
• Assurer la tenue, la mise à jour et la conservation des registres d’état civil.
• Délivrer copies, extraits et certificats conformément à la réglementation.
• Préparer et organiser les cérémonies de mariage.
• Assister aux cérémonies de mariage les samedis, par roulement.
• Conseiller les usagers sur les démarches et obligations réglementaires.
• Assurer une veille juridique en matière d’état civil.
4. Gestion du cimetière communal
• Assurer la gestion administrative et réglementaire du cimetière communal.
• Instruire les demandes de concessions funéraires.
• Gérer les renouvellements, reprises, rétrocessions et mutations de concessions.
• Tenir à jour les registres et plans du cimetière.
• Suivre les opérations funéraires en lien avec les familles et les opérateurs funéraires.
• Veiller au respect de la réglementation funéraire.
5. Gestion des élections
 En lien avec la directrice du Pôle des Affaires Juridiques
• Assurer la gestion de la liste électorale et du Répertoire Électoral Unique (REU).
• Instruire les demandes d’inscription et de radiation.
• Participer à l’organisation matérielle et administrative des scrutins.
• Participer à la préparation des bureaux de vote, convocations, documents réglementaires et procès-verbaux.
• Garantir la conformité des procédures électorales.
6. Gestion du recensement de la population
 En lien avec la directrice du Pôle des Affaires Juridiques
• Participer à l’organisation des opérations de recensement de la population.
• Assurer les relations avec l’INSEE.
• Assurer le suivi administratif et statistique des opérations

Profils recherchés

5-COMPETENCES REQUISES
1. Savoirs
• Maîtrise de la réglementation relative à l’état civil.
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Connaissance de la réglementation funéraire, électorale et du recensement.
• Maîtrise des procédures administratives et juridiques liées aux services à la population.
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers.
2. Savoir-faire
• Accueillir, informer et accompagner différents publics.
• Rédiger et sécuriser des actes administratifs.
• Gérer des dossiers complexes avec rigueur et confidentialité.
• Organiser et prioriser son activité.
• Travailler en autonomie et en transversalité.
3. Savoir-être
• Sens affirmé du service public.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Rigueur, organisation et fiabilité.
• Qualités relationnelles, diplomatie et pédagogie.
• Réactivité et capacité d’adaptation.
• Aptitude à gérer des situations sensibles ou conflictuelles.

Profil recherché
• Expérience confirmée sur un poste similaire en collectivité territoriale.
• Formation administrative, juridique ou territoriale appréciée.
• Expérience significative en état civil indispensable.
• Connaissance pratique des procédures électorales, funéraires et de recensement fortement souhaitée.