Assistant Administratif polyvalent H/F

À propos de nous Mon client est un syndicat professionnel national qui représente et défend les acteurs de l'hydroélectricité auprès des pouvoirs publics et des institutions. Les sujets traités sont variés et concernent une filière au cœur des enjeux énergétiques actuels. Vous rejoignez une équipe de 4 collaborateurs au service de plusieurs centaines d'adhérents. Dans une structure de cette taille, l'administratif n'est pas une fonction secondaire. C'est même tout l'inverse : lorsque les dossiers sont suivis, les informations bien transmises et les besoins anticipés, toute l'équipe peut avancer efficacement. Dans le cadre d'une réorganisation interne, le syndicat recherche son futur Assistant administratif polyvalent H/F. Vous arriverez dans un environnement professionnel qui continue à se structurer et à faire évoluer ses pratiques. Les missions du poste sont cadrées et les principaux processus sont établis. Certaines procédures et certains outils pourront toutefois être ajustés, modernisés ou progressivement formalisés, notamment dans le cadre de l'évolution de l'organisation et de la dématérialisation de certaines activités. La prise de poste ne s'inscrira pas dans le cadre d'une passation classique. En revanche, vous bénéficierez d'un accompagnement et d'une formation au poste assurés directement par la Directrice de la communication et du développement, votre responsable hiérarchique. Elle vous transmettra progressivement les missions, les procédures, les outils. L'objectif est de vous permettre de prendre progressivement en autonomie, tout en disposant d'un interlocuteur identifié pour répondre à vos questions et vous accompagner dans votre montée en compétences. Mission Votre rôle ne se résumera pas à « faire de l'administratif ». Vous serez la personne qui anticipe, organise, relance, facilite et veille à ce que rien ne soit oublié. En quelque sorte, la bonne fée administrative de l'équipe, celle qui aime rendre service et faire en sorte que tout se passe au mieux en coulisses. Concrètement, votre rôle sera de :

• Accueillir les adhérents, partenaires, prestataires et visiteurs, principalement par téléphone mais également en face à face, puis les orienter vers le bon interlocuteur
• Mettre à jour le CRM et assurer un suivi fiable des adhésions
• Préparer les appels à cotisation, suivre les règlements et effectuer les relances
• Gérer avec rigueur la facturation quotidienne des clients et des fournisseurs
• Suivre les notes de frais et préparer les éléments destinés au cabinet comptable
• Participer à l'évolution des processus de facturation électronique
• Organiser et anticiper les réunions, formations, déplacements et événements des membres de l'équipe
• Préparer et mettre en forme les documents
• Assurer le classement, l'archivage et le bon fonctionnement administratif du bureau
• Gérer les fournitures et préparer l'accueil des visiteurs et des adhérents

Le poste associe des missions variées à des tâches régulières, parfois répétitives. Il faut apprécier autant le fait de gérer un imprévu que la satisfaction d'un dossier parfaitement tenu et à jour. Vous n'avez pas besoin d'être comptable. Vous devez toutefois être à l'aise avec les chiffres, les contrôles, la facturation et le suivi des règlements. Les conditions proposées • CDI - agent de maîtrise - 35 heures

• Sur 4,5 jours ou 5 jours selon votre souhait
• Rémunération comprise entre 30 et 35 K€ brut annuel selon le profil, versée sur 13 mois
• Une organisation horaire adaptable, avec une prise de poste impérative à 9 heures
• Tickets restaurant pris en charge à 60 %
• Mutuelle prise en charge à 60 %
• Prévoyance et retraite prises en charge à 100 %
• Des bureaux agréables situés dans le 8e arrondissement, au sein d'un open space partagé avec l'équipe
• Une cuisine collective partagée pour l'immeuble, véritable lieu de convivialité et d'échanges
• Une fois par an, en juin, vous participerez avec toute l'équipe à un salon professionnel de 3 jours. Ce déplacement sera l'occasion de renforcer les liens avec vos collègues et surtout de rencontrer les adhérents sur le terrain

Le poste est situé à Paris 8e et s'exerce entièrement en présentiel. Il est donc important de disposer d'un temps de trajet inférieur à 45 minutes. Profil Pour réussir dans ce rôle de pivot, vous disposez :

• d'une formation en assistanat, secrétariat, gestion administrative ou comptabilité
• d'au moins 5 années d'expérience sur une fonction administrative polyvalente
• d'une expérience réelle de la facturation clients et fournisseurs, de la gestion d'agendas et du suivi de tâches administratives multiples
• d'une bonne maîtrise de Word et Excel
• d'une réelle aisance avec les outils numériques, les bases de données, les CRM et les outils de facturation.

Mais soyons clairs : la réussite dans ce poste dépendra autant de votre manière de travailler que de votre CV. Vous êtes probablement la personne que nous recherchons si :

• vous aimez sincèrement rendre service et faciliter le travail des autres
• vous avez le réflexe d'anticiper un besoin avant qu'il ne devienne urgent
• vous travaillez avec rigueur et méthode
• vous ne laissez pas traîner un dossier, une facture ou une relance
• vous savez distinguer l'urgent de l'important
• vous gardez votre calme et votre efficacité lorsque les priorités évoluent
• vous savez prendre du recul face aux imprévus
• vous allez chercher l'information plutôt que d'attendre qu'elle arrive
• vous communiquez naturellement avec l'équipe
• vous cherchez des solutions concrètes
• vous acceptez de ne pas tout maîtriser immédiatement, mais apprenez rapidement

Vous ne connaissez pas l'hydroélectricité ? Ce n'est pas un problème. En revanche, il faudra vous intéresser à l'activité, comprendre les besoins des adhérents et ne pas rester uniquement centré sur l'exécution de vos tâches. Ce poste est fait pour vous si vous aimez vous sentir utile et voir les choses avancer grâce à votre organisation. Il vous conviendra moins si vous avez besoin d'un cadre totalement figé ou si chaque changement de priorité vous déstabilise durablement. Envie d'en savoir plus ? Si vous aimez être la personne sur laquelle une équipe peut compter et que vous prenez plaisir à faire en sorte que tout fonctionne administrativement, adressez-moi votre candidature en toute confidentialité. Je vous présenterai avec la même transparence l'équipe, le contexte et les attentes du poste afin que chacun puisse déterminer si cette collaboration peut fonctionner dans la durée.