Gestionnaire Administratif.ve des Doctorant.e.s

À propos de nous L'INSA Rennes est la plus importante école publique d'ingénieurs de Bretagne. 2040 étudiants et apprentis y sont accueillis. Plus de 340 ingénieurs, 60 étudiants de masters et 40 docteurs y sont diplômés par an. Composé de 9 départements d'enseignement, 8 spécialités d'ingénieurs dont 2 par apprentissage, et tutelle de 7 laboratoires de recherche, l'INSA emploie environ 540 agents publics (enseignants chercheurs, enseignants, BIATSS) et plus de 70 vacataires venant des entreprises. Le service de la recherche de l'INSA Rennes a pour mission de venir en appui aux personnels de recherche (enseignant·e·s-chercheur·se·s, chercheur·se·s, doctorant·e·s, ...) des 7 unités de recherche de l'établissement dans le montage et le conventionnement de projets de recherche et de valorisation internes ou externes avec tous types de partenaires (institutions, collectivités, entreprises, associations...) du niveau local jusqu'à l'international. Il coordonne les instances et opère les projets de recherche et valorisation transversaux de l'établissement (Coordination de la formation doctorale à l'échelle locale et régionale, EPE, Groupe INSA, CPER, ANR, PIA/France 2030, Horizon Europe, ...) en interaction forte avec les autres services et unités de recherche de l'établissement et en adéquation avec la stratégie de l'établissement. Il organise une veille, une information et une promotion des actions de l'établissement sur son périmètre. Il assure l'inscription et la diplomation des 150 doctorant·e·s de l'établissement et le suivi de leur formation en lien avec les autres établissements co-accrédités. Au travers d'actions spécifiques, il participe également à la formation des élèves ingénieurs et étudiant·e·s master. Le service regroupe 7 personnels administratifs en charge de la coordination générale des activités, de la valorisation de la recherche et les relations avec la SATT Ouest Valorisation, du doctorat, et de l'innovation et l'accompagnement à l'entrepreneuriat en lien avec le pôle Campus Innovation de l'Université de Rennes. Il est dirigé par un directeur appuyé par un directeur adjoint à la valorisation. Mission Au sein de la Direction de la Recherche et de la Valorisation de l'INSA Rennes, sous la supervision de la responsable adjointe du service, l'agent·e assure l'ensemble des actes administratifs de la scolarité liée à la formation doctorale des doctorant.e.s inscrits à l'INSA Rennes (environ 150), ainsi que le suivi pédagogique et administratif des doctorant.e.s sur le site rennais (INSA Rennes, ENS Rennes et Université de Rennes) pour le compte de l'Ecole Doctorale SPI.bzh. Activités principales : • Inscrire les doctorant.e.s et gérer leurs dossiers tout au long de la thèse, en lien avec les 3 Écoles Doctorales et les services d'appui de l'établissement et en veillant à la sensibilité des dossiers en lien avec le Fonctionnaire Sécurité Défense

• Assurer le suivi du processus Formation Doctorale y compris des outils de gestion du doctorat (Pégase, Améthis..)
• Gérer les dossiers de mobilité internationale des doctorants en lien avec les partenaires et les financeurs
• Gérer administrativement les soutenances de thèse
• Assurer la délivrance du diplôme de Docteur
• Répondre aux enquêtes sur le doctorat et réaliser les études statistiques diverses liées à la formation doctorale,
• Élaborer et mettre en œuvre des conventions de cotutelle / co-direction / co-encadrement de thèse
• Participer à l'organisation de manifestations relatives à la formation doctorale
• Assurer la gestion pédagogique des doctorant.e.s de l'Ecole Doctorale SPI.bzh (processus d'inscription et de soutenances, suivi des Comités de Suivi Individuel des doctorants, suivi des avis de l'ED, enregistrement des formations, participation à la vie de l'ED, assistance au directeur adjoint de l'ED)

Profil Le·a candidat.e recherché.e devra avoir une formation ou une expérience significative dans - ou en lien avec - la gestion de formations diplômantes avec une appétence pour la recherche scientifique. Connaissances attendues : • Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique

• Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
• Connaissance de la réglementation en matière de gestion des études, droit de la formation
• Bonne connaissance des techniques de communication écrite et orale (en français et en anglais)
• Bonne connaissance générale des techniques de gestion administrative et de l'environnement professionnel

Savoir être : • Savoir travailler en équipe,

• Faire preuve de rigueur, d'organisation, d'autonomie, d'anticipation et de réactivité dans le travail
• Faire preuve de capacité d'initiative, d'esprit de synthèse, de disponibilité et d'écoute
• Avoir le sens de la confidentialité
• S'exprimer de façon claire et concise

Savoir faire : • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

• Accueillir les publics concernés (doctorant.e.s, directeurs et directrices de thèse, ...)
• Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
• Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat (application)
• Rédiger des documents simples d'information et de communication
• Appliquer et faire appliquer les textes règlementaires
• Savoir mettre en œuvre des procédures

Constitution du dossier : Les candidatures (lettre de motivation, CV) devront être adressées au plus tard pour le 02/09/2026. Les candidat·es retenu·es seront invité·es à un entretien le 10/09/2026. Plus d'informations disponibles auprès de Aurore Gouin ou Hervé Folliot + Montrer un mail Informations complémentaires : • Prise de poste : dès que possible à partir de mi septembre

• Rémunération sur la grille ITRF des TCN + complément de rémunération
• Contrat : CDD de 2 ans renouvelable
• Poste ouvert aux titulaires et contractuels

Environnement et qualité de vie au travail • Télétravail

• Organisation de la semaine de travail sur 4,5 à 5 jours
• Organisation du cycle de travail : option possible de 35h à 37,5h
• 45 jours de congés annuels + RTT possible selon rythme horaire
• Fermeture de l'établissement : 3 semaines fin juillet/début août et 2 semaines à Noël
• Restaurant CROUS accessible avec tarification variable en fonction du salaire
• Participation aux frais de transport - l'INSA Rennes est labellisé Mobil'Employeur par Rennes Métropole
• Comité d'action sociale proposant des activités culturelles, sportives et sociales

Nos recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d'origine, d'âge ou de genre et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.