Gestionnaire petite enfance (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Accueil et information :
informer et orienter les familles en recherche d'un mode d'accueil par téléphone
répondre aux demandes des familles via le logiciel de Gestion de la Relation Citoyen Ypok et assurer le suivi des demandes si besoin.
Gestion des préinscriptions et de la liste d'attente :
Préparer et participer aux commissions d'attribution des places en crèche
assurer les démarches et le suivi des attributions effectuées lors des commissions pour la rentrée de septembre
Constituer les dossiers administratifs et financiers pour les admissions des enfants en régulier 1 à 5 jours et s'assurer de leur complétude.
Gestion des dossiers et contrats d'accueil :
Gérer les contrats d'accueil des enfants de l'ensemble des structures petite enfance (saisie initiale, modification, arrêt anticipé), en s'assurant de la cohérence du contrat au regard de l'établissement d'accueil
faire le suivi des dossiers des enfants accueillis
Traiter les inscriptions en accueil occasionnel et régulier de moins d'un jour.
Fournir aux établissements les documents dont ils ont besoin pour assurer le suivi de la présence des enfants et l'information des familles
Gérer les demandes de replacements d'enfants et la saisie des réservations pendant les vacances scolaires
Rédiger les courriers en liens avec les missions (attestation de présence enfants, informations aux familles, ...)
Actualiser les dossiers des familles (adresse, composition, revenus, ...)
Assurer un classement et un archivage rigoureux des dossiers
Préparation de la facturation :
Vérifier les pointages chaque semaine en lien avec les directrices des établissements
Effectuer l'extraction des pointages chaque mois à transmettre à la Régie pour la facturation
Statistiques de suivi d'activité :
Faire les statistiques de présence des enfants chaque mois et les intégrer dans le groupe Teams pour les directrices des établissements
Tenir à jour les tableaux de bord du suivi de la liste d'attente et du suivi des contrats
Assurer, en relai du chef de service, le paramétrage du logiciel Concerto. :
Création de l'année scolaire : saisie des dates de fermetures des établissements
Mise à jour des tarifs

Missions ponctuelles :
En l'absence de la collègue en charge de l'enregistrement et du suivi des pré-inscription, assurer les inscriptions et le suivi des dossiers en cours

Appartenance à un ou des groupes de travail :
Participation ponctuelle en fonction de la création de groupes de travail.

Missions / conditions d'exercice

Accueil et information :

* informer et orienter les familles en recherche d'un mode d'accueil par téléphone
* répondre aux demandes des familles via le logiciel de Gestion de la Relation Citoyen Ypok et assurer le suivi des demandes si besoin.
Gestion des préinscriptions et de la liste d'attente :

* Préparer et participer aux commissions d'attribution des places en crèche
* assurer les démarches et le suivi des attributions effectuées lors des commissions pour la rentrée de septembre
* Constituer les dossiers administratifs et financiers pour les admissions des enfants en régulier 1 à 5 jours et s'assurer de leur complétude.
Gestion des dossiers et contrats d'accueil :

* Gérer les contrats d'accueil des enfants de l'ensemble des structures petite enfance (saisie initiale, modification, arrêt anticipé), en s'assurant de la cohérence du contrat au regard de l'établissement d'accueil
* faire le suivi des dossiers des enfants accueillis
* Traiter les inscriptions en accueil occasionnel et régulier de moins d'un jour.
* Fournir aux établissements les documents dont ils ont besoin pour assurer le suivi de la présence des enfants et l'information des familles
* Gérer les demandes de replacements d'enfants et la saisie des réservations pendant les vacances scolaires
* Rédiger les courriers en liens avec les missions (attestation de présence enfants, informations aux familles, ...)
* Actualiser les dossiers des familles (adresse, composition, revenus, ...)
* Assurer un classement et un archivage rigoureux des dossiers
Préparation de la facturation :

* Vérifier les pointages chaque semaine en lien avec les directrices des établissements
* Effectuer l'extraction des pointages chaque mois à transmettre à la Régie pour la facturation
Statistiques de suivi d'activité :

* Faire les statistiques de présence des enfants chaque mois et les intégrer dans le groupe Teams pour les directrices des établissements
* Tenir à jour les tableaux de bord du suivi de la liste d'attente et du suivi des contrats
Assurer, en relai du chef de service, le paramétrage du logiciel Concerto. :

* Création de l'année scolaire : saisie des dates de fermetures des établissements
* Mise à jour des tarifs

Missions ponctuelles :
En l'absence de la collègue en charge de l'enregistrement et du suivi des pré-inscription, assurer les inscriptions et le suivi des dossiers en cours

Appartenance à un ou des groupes de travail :
Participation ponctuelle en fonction de la création de groupes de travail.

Créée au XVIIème siècle, la Ville de Versailles est mondialement connue pour son château et son parc. Véritable ville-jardin, la cité royale possède un cadre unique, mélange harmonieux de quartiers historiques préservés et de nombreux espaces naturels. Idéalement située à 17 kilomètres de Paris, elle bénéficie d'une accessibilité remarquable grâce à son réseau de 5 gares et de 3 autoroutes. Ses nombreuses écoles offrent une qualité d'enseignement très appréciée des jeunes et des familles. Avec plus de 1300 commerces, elle bénéficie d'une consommation de proximité dynamique qui participe activement à son animation et à la qualité de son cadre de vie. Avec près de 140 métiers, la Ville de Versailles emploie 1800 agents et recrute 270 personnes par an dans de très nombreux domaines d'activités : urbanisme-architecture, espaces verts, affaires culturelles, éducation-petite enfance, sécurité, services techniques...

Cycle de travail :
Poste à 39h
Nombre de jours de congés :
25 jours de congés, 23 RTT et 2 jours de fractionnement sous condition

Avantages :

* Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance
* Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%
* Possibilité d'adhérer à la Caisse d'Entraide (prestations sociales et loisirs)

Profils recherchés

Formation :
BAC

Expérience :
Expérience sur un poste avec de l'accueil et du secrétariat.

Savoir faire :

* Maîtrise de la communication écrite et orale
* Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Concerto petite enfance).
* Connaissances sur le fonctionnement des établissements petite enfance appréciées
Savoir être :

* Empathie et capacité d'écoute
* Capacité à s'exprimer clairement et correctement
* Sens du service public
* Capacité à s'adapter aux différents publics et situations
* Sens du travail en équipe
* Respect de l'engagement professionnel : ponctualité et présence au poste
* Respect des procédures
* Organisation, rigueur, discrétion professionnelle