Secrétaire Médical(e) à mi temps

À propos de nous Au sein du département de la Haute-Garonne, territoire en constante évolution démographique, le CH Gérard Marchant se présente comme l'établissement de référence dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. En ce sens, ses équipes participent chaque jour au rétablissement des personnes grâce à une prise en charge continue et de qualité au sein d'un réseau de centres de soins à Toulouse et en Haute-Garonne. Membre de la Communauté Psychiatrique de Territoire et du Groupement Hospitalier de Territoire de la Haute-Garonne et du Tarn Ouest, son organisation en secteurs s'articule en lien avec d'autres établissements. Pour la psychiatrie adulte, il existe 8 secteurs partagés entre le CH Gérard Marchant (7) et le CHU de Toulouse (1). Pour la psychiatrie enfants et adolescents, 3 secteurs sont portés par le CH Gérard Marchant, le CHU de Toulouse et l'association ARSEAA. Le CH Gérard Marchant détient donc une réelle responsabilité populationnelle pour laquelle il a su trouver une organisation lui permettant de cibler l'ensemble de la population, du plus jeune au plus âgé et de prendre en charge des publics vulnérables, tels que les détenus, les étudiants et les personnes en situation de handicap. Il prend en charge plus de 11 500 patients en ambulatoire et plus de 1 950 en hospitalisation par an. Sa capacité d'accueil étant de 605 lits et places. Il se compose à ce jour de 7 pôles médicaux et de 6 directions fonctionnelles représentant plus de 1 500 agents au service de la santé mentale et animés par une vision humaniste de la psychiatrie. Les opportunités professionnelles qu'il propose sont nombreuses et variées. Nous rejoindre c'est participer au développement de projets innovants, favoriser les liens avec la cité, dé-stigmatiser la psychiatrie et améliorer la qualité de l'offre de soins. Mission Le CH MARCHANT recrute un(e) Secrétaire Médicale à 50% au sein du Pôle Médico Technique & Gériatrique. Missions : L'AMA est chargé de la gestion administrative des dossiers des patients, de l'optimisation du fonctionnement de l'activité du service, de la gestion des relations avec les usagers, les médecins, les équipes de soins ainsi que de la gestion sécurisée de l'information médicale du dossier patient de la consultation de médecine générale dédiée aux patients porteurs d'handicap psychique ou mental, et de la consultation pédiatrique pour des enfants en situation de handicap complexe, n'ayant pas accès aux soins courants dans un parcours de soin ordinaire (TSA, DI,...)

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

. Liens téléphoniques

• Accueil téléphonique
• Réception téléphonique : 1°contact
• Relance auprès des structures

. Gestion administrative du dossier patient informatisé et papier Vérification et tenue du dossier patient :

• Contrôler et actualiser les données : recueil des éléments obligatoires (correspondants, situation sociale...)
• Vérifier la bonne gestion des modalités de soins (doublon, clôtures de dossier)
• Respecter et contrôler les formats de saisie
• Vérifier les informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
• Mise à jour du dossier en identité cryptée/fermeture régulation/ouverture pec somatique/impression d'étiquettes
• Classement et archivage des dossiers médicaux

Constitution du dossier patient (en collaboration avec les IDE)

• Création du dossier patient dans cortexte : identité cryptée puis modalité CoDA Hp
• Communication et transmission du dossier à renseigner aux structures concerné
• Relance auprès des structures pour la constitution des dossiers
• Numérisation du dossier
• Numérisation des documents externes dans dossier patient cortexte

. Logistique

• Gestion des commandes et des stocks matériels de bureautique
• Plaquettes d'information

Gestion du courrier

• Réception /expédition du courrier interne
• Gestion du courrier de la poste
• Suivi des courriers

Référence DIM

• Participer à l'évolution du système d'information médicale au travers des réunions mensuelles des AMA, animées par le DIM
• Se tenir informé des nouvelles applications Cortexte
• Appliquer les nouvelles modalités Cortexte
• Transmettre l'information à l'équipe

. Communication Information et communication :

• Transmissions des informations administratives relatives à la situation des patients et des informations émanant des administrations
• Communication des vœux auprès des partenaires

Saisie des indicateurs de suivi d'activité

• Relevé des indicateurs sur tableau Excel
• Maîtriser le logiciel Excel et les tableaux croisés dynamiques en particuliers)
• Saisie des MIG/des actes téléphoniques avant clôture du dossier
• Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)
• Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité

. Travail en équipe

• Participation aux réunions de fonctionnement
• Participation aux réunions cliniques hebdomadaires : Tracer les données directement dans les dossiers

Profil

COMPETENCES REQUISES :

1. Connaissance des outils informatiques
2. Connaissance du dossier patient informatisé
3. Maitrise des techniques de communication
4. Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
5. Prise en charge administrative du patient : identitovigilance, données obligatoires.

CARACTÉRISTIQUES DU POSTE :

Horaires et organisation de travail :

• Temps de travail : 50 %
• Journées de 7h30
• Horaires de travail : 9h-16h30
• Repos hebdomadaires : fixe
• Fermetures annuelles : programmées sur 7 semaines : 3 semaines en Août, 1 semaine par vacances scolaires

Connaissances et qualifications requises :

• Titulaire du BAC spécialisé dans le domaine médical ou du secrétariat
• Connaissance des outils informatiques : logiciels informatiques, Excel, PowerPoint

Connaissances spécifiques et expérience conseillée :

• Respect des règles de sécurité et ergonomiques
• Ecriture et vocabulaire professionnels
• Technique d'accueil
• Charte d'identito-vigilance

Qualités requises :

• Sens de l'accueil et de l'écoute
• Capacité de Travail en équipe
• Sens de l'organisation, de la rigueur et d'autocontrôle dans le travail
• Dynamisme, capacité d'adaptation
• Discrétion en situation professionnelle et respect du secret professionnel (éthique et droits des patients)
• Sens des responsabilités.

Modalités de recrutement :

• Grade : AMA / à 50%
• Mutation, détachement, contrat renouvelable.
• Reprise d'ancienneté réalisée.
• Rémunération selon grille de la fonction publique hospitalière.
• Prise en charge de 75% des frais des abonnements Tisséo, Sncf et VélÔToulouse.
• CGOS (CE) : prestations sociales, aides remboursables logement, CESU, chèques vacances, voyages, chèques culture.
• Restaurant du personnel sur place (Cuisine centrale).
• Dispositif d'accompagnement personnalisé à l'installation pour les nouveaux arrivants sur la région toulousaine (logement, démarches administratives, intégration professionnelle et familiale et découverte de la nouvelle ville).