RESPONSABLE DES AFFAIRES GENERALES, DE L'ETAT CIVIL ET DES ASSEMBLEES

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Attaché
Attaché principal
Attaché hors classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Écouter – Coopérer - Considérer : La ville de Corbas promeut une qualité de vie au travail qui favorise l’épanouissement personnel, la solidarité coopérative et une forte cohésion d’équipe.

Sous l'autorité du Directeur général des services, vous coordonnez et animez l’ensemble des activités liées à l’état civil, aux élections et aux cimetières. Vous encadrez une équipe de 4 agents, accompagnez leur montée en compétences, et animez la vie du service. Vous organisez les missions essentielles : titres d’identité, registres, cérémonies, recensement, et gestion du cimetière.
Vous assurez également le suivi des assemblées, en lien direct avec la direction générale et le cabinet.
Vous assurez le suivi administratif, budgétaire et technique, en lien avec les outils métiers et les obligations réglementaires.
Vous conduisez une veille active et contribuez à l’innovation des pratiques pour un service public plus fluide, moderne et accessible;

Missions / conditions d'exercice

Management
- Encadrer les agents de votre direction et assurer la transversalité avec les autres services de la ville
- Organiser les permanences et les congés
- Assurer la cohésion d’équipe

État civil
- Maîtriser les règles relatives à la rédaction des actes d’état civil
- Maîtriser les procédures administratives de délivrance des actes d’état civil
- Connaître les caractéristiques des dossiers de mariage et assurer leur vérification
- Constituer et préparer les dossiers de baptêmes civils
- Transcrire les divorces et changement de régime
- Assurer les rectifications administratives et mentions diverses
- Tenir le registre d’état civil
- Établir les reconnaissances et déclarations de décès
- Établir les états de naissances-mariages-décès
- Saisir des copies intégrales
- Participer aux cérémonies de mariage
- Assurer la gestion administrative du cimetière

Affaires générales
- Constituer les dossiers de demandes de CNI/passeport et vérification
- Établir des attestations d’accueil
- Établir les listes de recensement militaire
- Établir des certificats divers
- Constituer les dossiers de déclaration des syndicats professionnels
- Gérer le recensement de la population

Élections
- Participer aux travaux de révision des listes électorales (inscriptions, radiations, réunion des commissions administratives…)
- Valider les inscriptions sur les listes électorales
- Préparer les scrutins
- Recruter et former les secrétaires de bureau, former les élus
- Participer aux élections et assurer le lien avec les partenaires de la ville (préfecture notamment)
- Mettre à jour les procédures

Assemblées
- Préparer les créations de séance sous le logiciel, assurer la transmission des délibérations à la préfecture
- S’assurer du bon déroulement des séances de conseil municipal
- Assurer la publication des actes
- Suivre les déclarations d’intérêt des élus lors de l’attribution annuelle des subventions

Divers
- Suivre et mettre à jour le logiciel Toodego et la création de formulaires
- Être référent RGPD
- Être référent archivage
- Préparer le tirage au sort annuel des jurys d’assises

Conditions de travail
Lieu : Mairie de Corbas
Rémunération : Traitement indiciaire + régime indemnitaire + 13ième mois
Horaires : 39h hebdomadaires – 25 CA + 22 jours RTT
Télétravail : oui
Conditions d’exercice : Cadre d’emplois des attachés territoriaux

Informations complémentaires :
- Forfait Mobilités Durables
- Formations CNFPT, intra, préparation concours favorisées par la collectivité.
- Remboursement des frais de transport pour se présenter aux épreuves

Prestations sociales :
- Titres restaurant valeur faciale 8€ avec prise en charge employeur 60%
- Possibilité de bénéficier du contrat groupe prévoyance avec participation employeur
- Possibilité d’adhésion au Comité d’œuvres sociales pour les agents 25€ / an
- Remboursement des frais de transports en commun domicile-travail à hauteur de 75 %

Profils recherchés

- Justifier d'une expérience managériale significative et avoir une bonne capacité à organiser votre activité et celle de l'équipe
- Être doté d'une capacité d'analyse et d'argumentation, en capacité de proposer des solutions viables et adaptées aux problématiques techniques et fonctionnelles
- Être force de proposition
- Être un manager sensible au service d'accueil du public, doté d'un bon sens relationnel
- Être en capacité d'animer des réunions et des groupes de travail
- Être en capacité d’accompagner les agents dans l'appropriation des outils numériques et d'une relation aux usagers de qualité
- Avoir le le goût du travail rigoureux et savez faire preuve de réactivité