ASSISTANT PEDAGOGIQUE ET ADMINISTRATIF FORMATION

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Emploi contractuel de cat. C

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-8 disposition 1 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un emploi spécifique. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

L’assistant(e) pédagogique et administratif formation assure la gestion administrative des formations en apprentissage et en formation continue. Il ou elle participe à l’organisation des formations en lien avec le responsable pédagogique, au suivi des stagiaires et apprentis, à la gestion des contrats et conventions ainsi qu’aux obligations réglementaires et pédagogiques de l’établissement.

Missions / conditions d'exercice

Contenu du métier
Activité 1 : Organisation de la formation (Apprentissage et Formation Continue)
• Informer sur les différentes formations proposées par l’établissement.
• Participer à la gestion des candidatures des dispositifs particuliers (HSP et PRF) par un accueil téléphonique ou physique des candidats et suivi des inscriptions.
• Établir et traiter les contrats d’apprentissage, contrat de professionnalisation ou autres dispositifs (CPF, POEI, IP etc…) et des conventions de formation et transmission aux différents intermédiaires (entreprises, jeunes, OPCO …).
• Suivre la vie du contrat et mettre à jour les informations sur les plateformes OPCO (Rupture, avenant …).
• Suivre le nombre des entrées des différents effectifs (apprentissage, contrat pro, CPF, POEI, PRF, HSP etc …).
• Gérer et transmettre les convocations et informations pratiques aux apprenants.
• Gérer les enquêtes statistiques (CRA, Rectorat, CEREQ…).
• Gérer et traiter les différentes données concernant les apprenants (effectifs, transport, localisation, RIB…).
• Elaborer les documents liés à la formation et aux directives des responsables pédagogiques.
Activité 2 : QUALIOPI, Marchés publics, contrats de professionnalisation et dispositifs spécifiques
• Etablir et/ou transmettre des documents ou informations liés à la conformité Qualiopi, aux appels d’offres, aux demandes de la Région… (en lien avec les directives du responsable pédagogique et/ou du responsable financier.)
Activité 3 : Suivi et rémunération des apprenants
• Suivre le livret pédagogique, administratif et la relation contractuelle avec les entreprises d’accueil.
• Gérer les dossiers de rémunération des apprenants.
• Programmer et suivre les actions de formation sur des logiciels dédiés (EOS, YPAREO…).
• Gérer l’assiduité et les justificatifs de présence des apprenants des dispositifs HSP, PRF…
• Suivre et gérer les inscriptions des apprenants aux différents examens (diplômes de l’Éducation Nationale, titres professionnels, brevets professionnels…).
• Gérer les heures apprenants (dispositifs HSP, PRF …) et les obligations réglementaires associées.
Activité 4 : Secrétariat et gestion administrative courante
• Rédiger et envoyer de courriers, documents et notes internes.
• Rédiger de comptes rendus de réunions.
• Classer, archiver et gérer les dossiers administratifs en fonction du processus défini et harmonisé à l’échelle de l’établissement
Activité 5 : Gestion des examens et jurys (pour les TP et certifications Hors EN)
• Collaborer avec les formateurs référents pour établir une liste de jury
• Inscrire et organiser les épreuves d’examens.
• Préparer les convocations et habilitations des jurys
• Gérer et envoyer des résultats.
Examens CTM/BTM (facultatif en lien avec le Référent des Emplois du Temps, des Examens et des Visites en Entreprise)
• Planifier selon les dates communiquées par la CMA.
• Coordonner en interne les épreuves théoriques et pratiques avec les formateurs et la responsable des examens.
• Enregistrer les données pour la réalisation des convocations.
• Convoquer les jurys, apprenants et surveillants de salle.
• Réceptionner et envoyer les dossiers professionnels et les TAC (Travaux d’Apprentissage Contrôlés).
• Préparer les salles d’examen et le suivi des jurys.
• Saisir et transmettre les notes aux instances compétentes.
Activité 6 : Missions complémentaires
• Toutes autres activités en lien avec le code ROME M1605 correspondant au poste – Métiers de l’Assistanat technique et administratif, pouvant inclure des missions annexes en fonction des besoins du service et des évolutions du secteur.
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Profils recherchés

Aptitudes professionnelles
• Capacité à appliquer et respecter des consignes.
• Travail en équipe et coordination avec différents services.
• Bonne expression orale et écrite.
• Aptitude à l’accueil et à la gestion des relations avec les publics (apprentis, stagiaires, entreprises, financeurs).
• Capacité à comprendre et répondre aux demandes des interlocuteurs.
• Respect strict des obligations de discrétion et confidentialité.
Connaissances et compétences techniques
• Règles de base en orthographe, syntaxe et grammaire.
• Techniques de secrétariat et gestion administrative.
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook) et logiciels métier (YPAREO, KAIROS, EOS, CAP METIERS etc…).
• Connaissance des dispositifs de formation professionnelle et de l’apprentissage.
• Techniques de classement et archivage.