Chargé(e) d’Accueil

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de la Responsable du service Population, au sein de la Direction Générale des Services, vous aurez à assurer les missions suivantes :
Accueil physique et téléphonique du public
Renseignement et orientation du public
Gestion et affichage d'informations
Gestion de ressources internes

Missions / conditions d'exercice

Accueil physique et téléphonique du public :
Accueillir le public,
Prendre des messages et les relayer aux services concernés,
S'exprimer clairement et reformuler les demandes quand nécessaire,
Faire preuve d’une qualité d’écoute pour favoriser l'expression de la demande,
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
Appliquer les règles de communication et de protocole,
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous,
Gérer les situations de stress et réguler les tensions,
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence,
Conserver neutralité et objectivité face aux situations,
Adapter son intervention aux différents publics,
Gérer un système de mesure de la fréquentation,
Réguler l'entrée des visiteur.es et groupes et surveiller les accès,
Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité.

Renseignement et orientation du public
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence,
Gérer le planning de réservation des salles et des matériels,
Orienter vers les personnes et services compétents,
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité,
Organiser les rendez-vous des permanences d’huissiers, notaires et avocats,
Délivrer des documents administratifs,
Aider à rédiger des documents administratifs.

Gestion et affichage d'informations
Présenter des documents d'information et de communication (gestion des présentoirs),
Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services,
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.

Gestion de ressources internes
Assurer la suppléance de l’agent.e en charge du courrier,
Gérer le planning de réservation des véhicules de l’Hôtel de Ville,
Assurer le classement et l’archivage des dossiers,
Réceptionner les colis.

Profils recherchés

SAVOIR & SAVOIR-FAIRE
Expérience en accueil du public, idéalement en collectivité
Formation administrative de niveau CAP, Bac Pro, Bac ou équivalent
Organisation, organigramme de la collectivité, organismes extérieurs en relation avec la collectivité
Procédures de transmission des demandes
Droits et obligations des usager.es
Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique ainsi que des règles de communication
Maîtrise du fonctionnement d’un standard téléphonique
Bonne expression orale et écrite
Techniques de médiation et négociation
Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
Techniques de capitalisation et de classement de documents
Techniques de recherche d'information et de gestion de planning
Pratique de langues étrangères (anglais, espagnol)
Sens de l’organisation et rigueur administrative
Capacité à gérer plusieurs sollicitations simultanément
Capacités rédactionnelles

SAVOIR-ÊTRE
Qualités relationnelles, discrétion professionnelle et sens du service public
Autonomie et capacité d’initiative
Aptitude au travail transversal et partenarial, esprit d’équipe