AGENT ADMINISTRATIF

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité du maire , l'agent administratif assure le suivi administratif de plusieurs domaines stratégiques de la collectivité, tels que l'Etat-civil, Cimetière, Elections, Recensement, Urbanisme et Communication

Missions / conditions d'exercice

Accueil,
- Gérer les appels téléphoniques, la boîte mail et le courrier
- Orienter et renseigner les administrés
- Gérer les nouveaux arrivants - renseignements, enregistrement...
- Établir après vérification des justificatifs et du droit du demandeur des documents administratifs -certificats, attestations
- Réceptionner les demandes de prêt de salles et matériels et planifier les mises à disposition
- Réceptionner, rendre ou transmettre à la comptabilité les chèques de location de salle ou de caution
- Réaliser les conventions de mise à disposition
- Assurer le suivi des dossiers des associations (statut, courriers...)
- Organiser et ranger les dossiers : classement, étiquetage, affichage, modification annuaire téléphonique,
archivage, etc...
État Civil
- Renseigner les administrés sur les démarches à effectuer pour les dossiers d'État Civil et de population
- Répondre aux demandes de copies d'actes en contrôlant le droit du demandeur
- Réceptionner, contrôler et gérer les dossiers d'État-civil
Cimetière
- Renseigner sur les concessions au cimetière (droit, emplacement...)
- Recevoir et gérer les demandes de concession ou d'inhumation, permis d'inhumations/exhumations et autres autorisations funéraires
- Préparer les opérations funéraires avec les établissements de Pompes funèbres et l'agent en charge de l'entretien du cimetière
- Tenir à jour l'enregistrement des opérations - dossiers " papiers " et dématérialisés
Élections
- Procéder aux inscriptions, radiations ou modifications des données électorales sur le REU
- Tenir à jour les listes électorales sur le REU
- Préparer les réunions de la commission et en assurer le suivi administratif
- Organiser les scrutins électoraux - organisation logistique des bureaux de vote, contrôle des documents et des procédures, coordination avec les services de l'Etat
-Présence le jour du scrutin en fin de journée en alternance avec la secrétaire de mairie
- Gérer administrativement le tirage au sort annuel des jurés d'Assise
Recensement militaire
- Accueillir et renseigner le jeune public
- Procéder au recensement militaire et transmettre les tableaux militaires trimestriels au bureau du service national
Urbanisme
- Renseigner les demandeurs sur les procédures administratives liées à l'urbanisme et sur les procédures de dépôt de demandes d'urbanisme
- Vérifier et enregistrer les demandes et en assurer la gestion
Communication
- Gérer et faire vivre le site communal - recherche d'informations, publication
- Gérer la communication au public - affichage, mailing, site communal
Secrétariat
- Rédiger et assurer la transmission de courriers, arrêtés ...
Affaires Générales en collaboration avec la Secrétaire de Mairie
-Participe à la préparation et au suivi des décisions du conseil municipal(ACTE), recherches de subventions auprès des organismes financeurs
Ponctuellement :
Remplacement de la secrétaire de mairie en son absence

Profils recherchés

Savoirs Faire:
Maîtrise des outils informatiques (word, Excel)
Connaissance souhaitée de la réglementation en état-civil, funéraire, urbanisme, communication ...
Connaissance souhaitée des plates-formes ou logiciels métier(Acte, REU, Pécoto, COSOLUCE, Hubee, Intramuros)
Disponibilité, autonomie, esprit d'équipe