Agent d'accueil (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

L’agent d’accueil du service santé prévention assure l’accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans le service, direction ou pôle souhaités. Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d’activité du service et contribue au bon fonctionnement administratif du service.

- Temps complet : 35 heures.
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).

Missions / conditions d'exercice

Activités principales

· Accueil téléphonique et physique

- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants

- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)

- Relever et transmettre les messages

- Enregistrer les demandes d’intervention des différents services

- Veiller à la bonne tenue de l’espace d’accueil

· Traitement et suivi administratif

- Mettre à la signature les documents émis par le service ;

- Assurer la gestion des parapheurs du service : préparation des pages de garde, transmission, suivi des circuits de validation ;

- Gérer les clés du service : suivi des attributions, organisation des reproductions si nécessaire ;

- Assurer la gestion des courriers entrants et sortants (réception, enregistrement, diffusion, expédition) ;

- Tenir à jour le registre de suivi des accidents du travail (AT) : enregistrement des dates de réception des pièces et identification des modes de transmission ;

- Classer, archiver les documents ;

- Alimenter et actualiser les tableaux de bord ;

· Appui aux activités médicales

- Apporter un renfort à la cellule médecine, notamment par la prise de contact téléphonique avec les agents pour les informer des dates de leurs visites médicales ;

· Gestion des moyens généraux et Logistique

- Assurer la commande, le suivi et la gestion des stocks de fournitures du service santé prévention et de la médecine du travail (fournitures de bureau, produits d’entretien, matériels informatiques et téléphoniques)

- Effectuer les demandes d’intervention pour les travaux nécessaires au sein du service santé prévention et de la Médecine du Travail (maintenance, entretien des locaux, espaces extérieurs, équipements)

- Assurer le suivi des interventions jusqu’à leur réalisation.

· Soutien à l’organisation d’évènements

- Apporter un appui logistique à l’organisation des évènements (réservation de salles, préparation des bons de commande, envoi des invitations/convocations) en soutien de l’agent référent et sans se substituer à celui-ci.

Activités spécifiques

- Mobilisation dans le cadre de l’organisation des scrutins des élections

Profils recherchés

- Niveau BAC est exigé

- Connaissance solides dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers

- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service

- Connaissance de la collectivité

- Technique de secrétariat

- Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, …)

- Maîtrise des logiciels spécifiques

- Règles de confidentialité et secret professionnel

- Etre capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité

- Etre capable d’appliquer les principes de rédaction administrative

- Etre capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques

- Rigueur

- Sens de l’organisation

- Sens de l’accueil et du service

- Faire preuve de diplomatie

- Respecter la confidentialité

- Réactivité

- Sens de l’initiative

- Polyvalente

- Dynamisme

- Motivation