Adjoint en gestion administrative H/F

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web :

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Mission du service / positionnement hiérarchique : 

Les services communs de l'IAS sont en charge de la gestion financière de tous les crédits du laboratoire, des Ressources

Humaines, de l'administration, de la communication, ainsi que de la logistique et du suivi des infrastructures de l'Unité.

L'agent exécute les actes administratifs et de gestion courante relevant du domaine financier et comptable du laboratoire. Il ou elle recueille, traite et fait circuler l'information nécessaire au bon fonctionnement du service, et assure l'accueil, l'information et l'orientation des interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches administratives et financières.

L'agent est placé sous l'autorité de la secrétaire générale de l'IAS. 

Activités principales de l’agent :

· Gestion financière :

o Procéder aux opérations d'engagement, liquidation, mandatement ;

o Suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations et par structure ;

o Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion ;

o Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables ;

o Participer aux procédures de passation des marchés adaptés ;

o S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans le domaine d'activité ;

o Assurer la gestion de contrats de recherche de l’IAS ;

o Assurer la passation et le suivi des procédures de marché adapté ;

o Alimenter les bases de données pour le suivi des projets

o Gestion des gratifications de stage

· Effectuer des tâches d’intérêt général contribuant au bon fonctionnement du service (courrier, aide à la logistique d’évènements, …).

Connaissances, savoirs :

· Finances publiques

· Règles et techniques de la comptabilité

· Systèmes d'information budgétaires et financiers

· Marchés publics (notion de base)

· Connaissances budgétaires générales

· Modes de fonctionnement des administrations publiques

· Gérer un budget

· Fonctionnement global de l’enseignement et de la recherche à l’Université Paris-Saclay

· Connaissance éventuelle du logiciel ADUM

Savoir-faire (Compétences opérationnelles) :

· Gérer les priorités

· Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

· Savoir rendre compte

· Mettre en œuvre des procédures et des règles

· Gestion de données et de documents

· Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Savoir-être (Compétences relationnelles & comportementales) :

· Aptitude au travail en équipe et sens relationnel et du partage de l’information

· Facilité de communication

· Polyvalence

· Rigueur.