ASSISTANT ADMINISTRATIF DES SERVICES TECHNIQUES (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction des services techniques, vous assurez l’accueil du public sur toutes les questions
qui concerne les services techniques et la gestion des demandes.

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITES PRINCIPALES :
Gestion administrative :
- Accueil physique et téléphonique
- Informe et oriente les administrés et autres interlocuteurs (écoles, notaires, …)
- Organise les réunions à la demande du directeur des services techniques
- Commande les fournitures du service
- Gestion de l’affichage réglementaire de la direction et de l’agence régionale de santé (contrôle
sanitaire des eaux) et envoi pour information au service petite enfance
- Enregistre le courrier des services techniques, élabore des courriers simples et complexes,
rédige et classe et gère le parapheur
- Traite les mails et participe à la mise en œuvre des procédures administratives, notes,
rapports, conventions, délibérations

Gestion technique :
- Renseigne les demandes liées aux compétences de la C.U. via la plateforme ISI DEP :
signalement des dysfonctionnements (panne, voirie, déchets …) et suivi
- Transmission des signalements aux régies pour action
- Gestion du chauffage : demande d’intervention via la plateforme Engie Direct, suivi des interventions et pannes, transmission des demandes de mise en service ou arrêt et des demandes des écoles ou services
- Gestion des nuisibles : demande d’intervention et transmission des devis
- Ascenseurs : signalement des pannes, suivi et relance
- Commissions communales de sécurité : préparation des dossiers de commission, convocations, recherche des éléments techniques, finalisation du rapport du procès-verbal, courrier de transmission de la notification d’avis du SDIS, classement
- Arrêtés : rédaction, diffusion générale par mail, transmission aux entreprises et aux
demandeurs d’autorisation de stationnement/travaux
- Panneaux d’affichages ville : suivi des panneaux avec l’appariteur, signalement détérioration et demande de réparation
- Gestion du planning ménage pendant les vacances et les fêtes/cérémonies : demande de devis auprès du prestataire CPN, suivi des dysfonctionnements, des demandes des écoles et différents services et audit qualité sur les sites

ACTIVITES OCCASIONELLES :
- En l’absence de la référente administrative et financière, réalisation des bons de commandes pour les services techniques

Profils recherchés

COMPETENCES ASSOCIEES :
SAVOIR FAIRE
- Expérience significative sur un poste d’assistanat
- Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels de bureautique (Word, Excel, …)
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

SAVOIR ETRE
- Sens du service public et de l’accueil
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Sens du travail en équipe et de la hiérarchie
- Rigueur, sérieux et discrétion

CORRESPONDANCES STATUTAIRES :
Service d’affectation : Direction des services techniques
Cadre d’emploi indicatif : Filière administrative
Condition d’exercice : Temps complet (37h30), rémunération statutaire, régime indemnitaire (IFSE + CIA), participation complémentaire santé et prévoyance, CNAS et COSP.
+ Possibilité de travailler accompagné de son animal de compagnie
+ 1h de sport hebdomadaire dans le cadre du dispositif « Sport pour Tous ».