Responsable Affaires Générales

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Management

Oui

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

REMUNERATION STATUTAIRE SELON GRILLE INDICIAIRE

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité de la DGS, vous travaillerez et encadrerez le personnel de l'accueil, en lien avec les usagers, la préfecture, l'INSEE, les pompes funèbres et les autres mairies.

Missions / conditions d'exercice

Encadrer l'équipe, coordonner, contrôler et rendre compte de leurs activités et de l’activité de son service SAG.
Gérer le service des Affaires Générales
Analyser, proposer et évaluer les différentes procédures et actions administratives dans ses domaines de technicité.
Etats-civil
Organiser toutes les démarches du service état-civil :
- Traitement des demandes d'acte de naissance, mariage, décès ;
- Enregistrement des décès, des reconnaissances et création de leurs actes ;
- Traitement des transcriptions ;
- Apposition des mentions en marge des registres d'état-civil ;
- Etablir les certificats de vie ;
- Légaliser les signatures
Encadrer, superviser
- Suivre les contrats de renouvellement ou mises à jour nécessaires des logiciels utilisés dans le service.
-Commander les matériels nécessaires au service (registres d'état-civil, livrets de famille...)
-Organiser toutes les démarches nécessaires à la gestion des cimetières (ventes, travaux, reprises de concessions) ;
-Gérer le recensement de la population
Superviser et encadrer les agents de l’accueil :
* Information du public ;
* Etablissement des demandes de passeport et carte d'identité ;
* Réceptionner les mails externes ;
* Être en surveillance (en lien avec les agents de l'accueil) des stocks de matériels et/ou fournitures indispensable au service
* Actualiser l'affichage, les informations mises à disposition du public ;
* Réceptionner les déclarations en mairie de meublés touristiques ;
* Réceptionner les demandes d'inscription sur les listes électorales (en lien avec l'agent en charge des élections).

Profils recherchés

COMPÉTENCES REQUISES
Les « Savoirs »
* Connaître l'organisation générale et le fonctionnement de l'administration publique ;
* Identifier le fonctionnement des assemblées délibérantes ;
* Savoir rédiger un rapport, une note de synthèse et/ou une procédure ;
* Rendre compte de ses activités et de celles des agents de l'accueil / état-civil
* Maitriser l'utilisation du logiciel Berger-Levrault " état-civil "

Les « Savoir-faire »
Savoir organiser et conduire une équipe.
Savoir faire preuve d’autorité et d’arbitrage.
Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
Savoir animer une réunion de travail.
Savoir conduire un projet.
Savoir négocier avec les partenaires institutionnels de l'Etablissement.
Coordonner les relations avec les partenaires locaux et les institutionnels.
Savoir donner du sens au travail des collaborateurs
Les « Savoir-être » Être rigoureux.
Être réactif et disponible.
Être sérieux et efficace.
Avoir un esprit d'analyse et de synthèse.
Capacité à être force de proposition.
Sens des responsabilités.
Savoir écouter et négocier.
Savoir communiquer.

Le recrutement est ouvert aux personnels de la fonction publique de catégorie B ou C de la filière Administrative. Il est également ouvert à des personnels contractuels justifiant d’un diplôme validé correspondant au profil de recrutement.

Les candidatures seront étudiées au fil de l'eau jusqu'à ce que le poste soit pourvu.

3 cycles de travail possibles 35h/37h30 ou 39h (RTT)
Plage horaires fixes et variables (du lundi au vendredi)
Adhésion à un comité social
Participation à hauteur de 75% sur les abonnements de transport en commun
Proche arrêt de bus, sortie d'autoroute