Gestionnaire administratif et pédagogique - F/H

À propos de nous En savoir + : L'université Sorbonne Paris Nord en vidéo : Mission Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse Composante / Service : UFR Sciences de l'information et de la communication (SIC) Composition du service (effectifs) : 17 Fonction d'encadrement : non Rattachement hiérarchique : Directrice administrative de l'UFR SIC Rattachement fonctionnel : Responsable du pôle FI/FA de l'UFR SIC Profil de poste susceptible d'évoluer au 1er janvier 2027. Gestion des plannings et des emplois du temps :

• Assure la gestion du planning d'occupation des locaux d'enseignement et des emplois du temps de toutes les formations de l'UFR, à l'aide de l'application de gestion commune à USPN (HyperPlanning).
• Participer à la conception des emplois du temps par semestre en collaboration avec les responsables pédagogiques et les gestionnaires pédagogiques.
• Mettre à jour l'application HyperPlanning pour les groupes d'étudiants, les regroupements d'enseignements...
• Attribuer les salles de cours et les salles informatiques et assurer le contrôle régulier de leur état (disposition et présence des matériels : tables, chaises, ...) en lien avec la responsable financière de l'UFR et le technicien de proximité de la DSI.
• Mettre en œuvre les modifications d'emploi du temps (annulation, report et ajout de cours, arrêts de maladie...).
• Réserver les salles pour des événements spécifiques (colloques, conférences, ...).
• Travailler en lien avec l'ensemble des référents HyperPlanning de l'université.

Gestion administrative des stages :

• Informer les étudiants de la législation relative aux stages et mettre à jour la fiche de procédure associée.
• Mettre à jour le formulaire de convention de stage en fonction de la législation en vigueur.
• Vérifier les pièces justificatives et valider les informations saisies.
• Suivre le circuit des signatures (entreprise / équipe pédagogique/ étudiant / directeur de l'UFR).
• Délivrer aux étudiants les conventions de stages en s'assurant du respect de la législation en vigueur.
• Tenir des tableaux de bord de suivi des étudiants en stage.
• Collaborer à l'enquête annuelle sur les stages et son analyse.

Gestion pédagogique de la licence 2éme année :

• Assurer la gestion administrative et pédagogique des formations initiales, et en formation continue dans le respect de la règlementation et des actions mises en œuvre dans le cadre de la démarche Qualité :
• Gestion et suivi des inscriptions administrative et pédagogique des étudiants en lien avec les responsables de formation, les partenaires pour la FC (FTLV).
• Elaboration du calendrier universitaire et de la constitution des groupes d'étudiants en lien avec le responsable de formation.
• Etablissement des mailings listes d'étudiants.
• Suivi de l'assiduité suivant les modalités propres aux formations initiales.
• Assurer le suivi spécifique des étudiants Erasmus (accueil et départ), notamment pour la validation de leur semestre, en collaboration avec le référent enseignant et la DRI.
• Suivi des stages, des projets tuteurés et des mémoires.
• Assistance à l'organisation des soutenances de mémoires et de projets.
• Organisation des réunions propres aux formations de licence.
• Participation aux conseils de perfectionnement et aux commissions.
• Participation à l'organisation des jurys semestriels (saisie des notes, RNPV, rédaction des PV de jury, relevés de notes, attestations de réussite, suppléments au diplôme).
• Participer à l'organisation des examens et des rattrapages en collaboration avec les enseignants

conformément aux modalités de contrôle des connaissances : réception et mise en œuvre de la reproduction des sujets...

• Modélisation et suivi de l'évolution des maquettes sur Apogée et Pegase.
• Mettre en œuvre le planning en collaboration avec le responsable du parcours.

Autres :

• Participer aux salons et actions de communication (JPO, journées d'accueil, forums...).
• En lien avec la chargée de communication, participer à toutes les opérations préparatoires à la

cérémonie de remise des diplômes. Profil Connaissances / Savoir Maîtriser l'organisation et le fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur Connaissance de l'offre de formation de l'UFR et de l'université Posséder une bonne culture administrative Connaissances juridiques appliquées au domaine Maîtrise de l'expression écrite et orale, ainsi que les techniques d'accueil Maitrise des échéances, rigueur, esprit d'écoute et de curiosité, sens de la négociation, capacités d'anticipation Savoir organiser et planifier ses activités (rigueur et méthode) et hiérarchiser les urgences Mettre en œuvre des procédures et des règles Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique Être disponible lors des pics d'activités et être réactif Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) et l'environnement Web. Maîtriser les applications informatiques de gestion pédagogique (Apogée, Pégase, HyperPlanning, E-candidat, Etudes en France, Mon Master, Parcoursup) Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Savoir planifier et respecter des délais Savoir être Capacités d'analyse, de synthèse et aisance rédactionnelle Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs Capacités d'écoute Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe et faire preuve de disponibilité Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail Savoir s'adapter rapidement et faire preuve de polyvalence Capacités à prendre des initiatives et à être force de propositions