Chargée RH

CONTEXTE DU RECRUTEMENT

Urban Bakery évolue actuellement dans une double dynamique de restructuration et de développement. Le Groupe prépare l'ouverture de deux nouveaux points de vente, tout en engageant la transformation de l'activité et du positionnement de plusieurs établissements existants. Cette évolution du réseau entraîne de nouveaux besoins en matière de recrutement, d'intégration, de mobilité et de gestion administrative des collaborateurs. Dans ce contexte, Urban Bakery souhaite renforcer et élargir son département RH en intégrant un(e) Chargé(e) RH capable d'apporter un appui opérationnel quotidien, au plus près des besoins des équipes et des managers. L'enjeu du poste est notamment d'apporter davantage de fiabilité, de réactivité et de valeur ajoutée dans le traitement des dossiers RH, avec trois priorités :

• sécuriser et fluidifier la gestion de l'administration du personnel ;
• accompagner les besoins de recrutement liés à l'activité et au développement du réseau ;
• garantir la mise à jour permanente et la fiabilité des dossiers du personnel et des données présentes dans le SIRH.

La création de ce poste s'inscrit ainsi dans une démarche plus globale d'efficience de la fonction RH : mieux répartir les responsabilités, réduire les délais de traitement, fiabiliser l'information et permettre un meilleur pilotage des ressources humaines. Au-delà de l'exécution administrative, nous recherchons une personne capable de devenir un véritable relais opérationnel de la Direction Administration, avec une culture du suivi, de l'anticipation et du service aux équipes.

1. ADMINISTRATION DU PERSONNEL

Assurer la gestion administrative des collaborateurs, de leur entrée dans l'entreprise jusqu'à leur sortie :

• Réaliser les DPAE dans les délais réglementaires ;
• Préparer et rédiger les contrats de travail, avenants et documents administratifs associés à l'embauche ;
• Constituer et contrôler les dossiers administratifs des nouveaux collaborateurs ;
• Organiser les inscriptions et visites auprès de la médecine du travail et assurer leur suivi ;
• Assurer le suivi des adhésions, dispenses et modifications relatives à la mutuelle ;
• Suivre les périodes d'essai, renouvellements, fins de contrats et échéances administratives ;
• Préparer les documents et informations nécessaires aux entrées, mobilités et sorties des collaborateurs ;
• Répondre aux demandes administratives courantes des salariés et des managers ;
• Veiller à la complétude et à la conformité des dossiers du personnel.

2. SUIVI DES TEMPS & ÉLÉMENTS RH

• Assurer le suivi des temps de travail, absences, congés, retards et anomalies de pointage ;
• Contrôler la cohérence des informations saisies par les équipes et managers ;
• Relancer les responsables opérationnels lorsque des informations sont manquantes ;
• Identifier et signaler les anomalies nécessitant un traitement RH ;
• Préparer et fiabiliser les éléments variables nécessaires à la gestion administrative et à la paie, selon l'organisation du service.

3. DISCIPLINAIRE - PREMIER NIVEAU

En lien avec la Direction Administration :

• Centraliser et assurer le suivi des demandes disciplinaires émises par les managers ;
• Vérifier la présence des éléments factuels nécessaires au traitement des demandes ;
• Constituer les dossiers disciplinaires simples : faits, dates, éléments justificatifs, antécédents et documents utiles ;
• Préparer les courriers et documents RH de premier niveau selon les procédures internes ;
• Assurer le suivi des échéances et l'archivage des dossiers ;
• Transmettre à la Direction Administration les situations complexes, sensibles ou nécessitant un arbitrage.

Le/la Chargé(e) RH n'a pas vocation à décider seul(e) d'une sanction : son rôle consiste à sécuriser, documenter et suivre le processus, sous la supervision de la Direction Administration.

4. SIRH & FIABILITÉ DES DONNÉES RH

• Créer et mettre à jour les dossiers collaborateurs dans le SIRH ;
• Mettre à jour les contrats, avenants, justificatifs et documents administratifs ;
• Assurer le classement et l'archivage numérique des documents RH ;
• Contrôler régulièrement la qualité et la complétude des données ;
• Participer à la dématérialisation et à l'amélioration des processus administratifs ;
• Veiller au respect de la confidentialité des données personnelles et des informations RH.

5. RECRUTEMENT & MARQUE EMPLOYEUR

En appui de la personne en charge du recrutement :

• Participer à la rédaction et à la diffusion des offres d'emploi ;
• Assurer un premier traitement des candidatures ;
• Participer ponctuellement aux préqualifications téléphoniques ;
• Organiser les rendez-vous candidats et faciliter la coordination avec les managers ;
• Participer à la constitution et à l'animation des viviers de candidats ;
• Contribuer aux actions de marque employeur : communication RH, valorisation des métiers et des équipes, événements et partenariats emploi ;
• Garantir une expérience candidat professionnelle, réactive et cohérente avec l'image Urban Bakery.

Formation Bac +2 à Bac +5 en Ressources Humaines, droit social ou gestion. Une première expérience réussie en administration du personnel est attendue, idéalement acquise dans un environnement multisites, retail, restauration, hôtellerie ou métiers de bouche. Compétences attendues

• Bonne maîtrise de l'administration du personnel ;
• Connaissance des fondamentaux du droit du travail ;
• Capacité à rédiger des contrats, avenants et courriers RH simples ;
• Maîtrise d'un SIRH et bonne aisance avec les outils numériques ;
• Bonne maîtrise d'Excel et des outils bureautiques ;
• Capacité à gérer plusieurs échéances simultanément ;
• Excellente qualité rédactionnelle.

Qualités personnelles Nous recherchons avant tout une personne :

• rigoureuse et extrêmement organisée ;
• fiable dans le traitement et le suivi des dossiers ;
• réactive et capable de prioriser ;
• à l'aise avec un environnement opérationnel et multisites ;
• dotée d'un bon relationnel avec les équipes et les managers ;
• discrète et respectueuse de la confidentialité ;
• capable de faire preuve de fermeté tout en conservant une posture professionnelle ;
• autonome dans l'exécution tout en sachant identifier les sujets nécessitant un arbitrage.

INDICATEURS DE PERFORMANCE

La performance du poste pourra notamment être appréciée au regard de :

• 100 % des DPAE réalisées avant prise de poste ;
• contrats et avenants établis dans les délais ;
• taux de dossiers salariés complets ;
• fiabilité des données présentes dans le SIRH ;
• suivi des visites médicales et adhésions mutuelle ;
• diminution des anomalies de temps et de pointage non traitées ;
• respect des délais de traitement des demandes RH ;
• qualité et complétude des dossiers disciplinaires ;
• qualité du support apporté aux managers et à l'équipe recrutement.

ENJEU DU POSTE

Le/la Chargé(e) RH est le garant de la mécanique administrative quotidienne du service RH. Sa réussite repose sur trois fondamentaux : fiabilité des données, respect des délais et qualité de service auprès des équipes. Dans un réseau multisites comme Urban Bakery, une administration RH bien tenue permet à la Direction Administration et aux équipes opérationnelles de disposer d'informations fiables et de processus sécurisés pour piloter efficacement l'activité