Assistant·e administratif·ve mutualisé·e Service Paiement PH et Service paiement PA H/F

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Le Département recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) mutualisé(e) rigoureux(se) et organisé(e) pour renforcer ses équipes. Vous jouerez un rôle central de coordination et de soutien administratif des Services Paiement Personnes Handicapées (PH) et Personnes Âgées (PA), deux piliers essentiels de la Maison Départementale de l'Autonomie (MDA).

Vos Contributions Clés :

Sous l'autorité du Chef de Service, vous assurez la fluidité des opérations et la gestion administrative quotidienne :

Soutien Administratif & Comptable : Assister les Chefs de Service dans la gestion administrative et comptable générale (hors paiement direct des prestations).
Coordination & Transversalité : Coordonner les informations avec les autres services du Département et les partenaires pour le traitement des dossiers complexes (PCH, APA, ACTP).
Organisation et Outils : Élaborer et optimiser les outils de suivi et les procédures (tableaux de bord, statistiques) en utilisant votre maîtrise des logiciels bureautiques (Excel, Power Point).
Communication & Rédaction : Rédiger et diffuser les notes, comptes rendus de réunion et courriers officiels destinés aux usagers et partenaires.
Gestion des Ressources : Contribuer à la gestion administrative et logistique des moyens alloués aux services (RH, matériel).

Activités détaillées du poste

Soutien à la Gestion Administrative et Financière :
Assiste le/la chef(fe) de service dans ses missions de gestion administrative et comptable (hors paiement direct des prestations, préparation du budget et suivi budgétaire et comptable).
Intervient en soutien de l'équipe dans les missions de gestion administrative et comptable du service.
Assure les tâches relevant de la gestion des moyens alloués au service.
Pilotage et Outils de Suivi :
Élabore, optimise et met en oeuvre les outils et procédures liés au bon fonctionnement de service, en appui sur les logiciels spécifiques (tableur Excel, power point, Xmind, etc.).
Assure la tenue des tableaux de bord enregistrant la répartition, la traçabilité des interventions de service ainsi que la saisie de données à visée statistiques.
Communication et Rédaction :
Rédige et diffuse les notes et comptes rendus de réunion du service ainsi que les courriers réponses aux usagers et partenaires du service.
Assure la circulation de l'information tant au sein de la Maison de l'Autonomie qu'à destination du partenariat.
Gestion des Dossiers Complexes et Transversalité :
Travaille en transversalité avec la Maison départementale de l'Autonomie sur les droits ouverts à la PCH et à l'ACTP, à l'Allocation Personnalisée à l'Autonomie (APA) et aux prestations d'aide sociales à domicile PA et PH.
Assiste les chefs de services dans le traitement des dossiers complexes, dans la mise en place et le suivi des dispositifs spécifiques en tenant compte du cadre juridique.

Missions / conditions d'exercice

Le Département recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) mutualisé(e) rigoureux(se) et organisé(e) pour renforcer ses équipes. Vous jouerez un rôle central de coordination et de soutien administratif des Services Paiement Personnes Handicapées (PH) et Personnes Âgées (PA), deux piliers essentiels de la Maison Départementale de l'Autonomie (MDA).
Vos Contributions Clés :
Sous l'autorité du Chef de Service, vous assurez la fluidité des opérations et la gestion administrative quotidienne :
Soutien Administratif & Comptable : Assister les Chefs de Service dans la gestion administrative et comptable générale (hors paiement direct des prestations).
Coordination & Transversalité : Coordonner les informations avec les autres services du Département et les partenaires pour le traitement des dossiers complexes (PCH, APA, ACTP).
Organisation et Outils : Élaborer et optimiser les outils de suivi et les procédures (tableaux de bord, statistiques) en utilisant votre maîtrise des logiciels bureautiques (Excel, Power Point).
Communication & Rédaction : Rédiger et diffuser les notes, comptes rendus de réunion et courriers officiels destinés aux usagers et partenaires.
Gestion des Ressources : Contribuer à la gestion administrative et logistique des moyens alloués aux services (RH, matériel).

Activités détaillées du poste

Soutien à la Gestion Administrative et Financière :
Assiste le/la chef(fe) de service dans ses missions de gestion administrative et comptable (hors paiement direct des prestations, préparation du budget et suivi budgétaire et comptable).
Intervient en soutien de l'équipe dans les missions de gestion administrative et comptable du service.
Assure les tâches relevant de la gestion des moyens alloués au service.
Pilotage et Outils de Suivi :
Élabore, optimise et met en oeuvre les outils et procédures liés au bon fonctionnement de service, en appui sur les logiciels spécifiques (tableur Excel, power point, Xmind, etc.).
Assure la tenue des tableaux de bord enregistrant la répartition, la traçabilité des interventions de service ainsi que la saisie de données à visée statistiques.
Communication et Rédaction :
Rédige et diffuse les notes et comptes rendus de réunion du service ainsi que les courriers réponses aux usagers et partenaires du service.
Assure la circulation de l'information tant au sein de la Maison de l'Autonomie qu'à destination du partenariat.
Gestion des Dossiers Complexes et Transversalité :
Travaille en transversalité avec la Maison départementale de l'Autonomie sur les droits ouverts à la PCH et à l'ACTP, à l'Allocation Personnalisée à l'Autonomie (APA) et aux prestations d'aide sociales à domicile PA et PH.
Assiste les chefs de services dans le traitement des dossiers complexes, dans la mise en place et le suivi des dispositifs spécifiques en tenant compte du cadre juridique.

Le Département de l'Hérault compte 50 conseiller·ères départementaux·ales élu·es pour représenter les 25 cantons du territoire. Cette collectivité territoriale de proximité permet d'être au plus près des besoins des 1,2 million d'Héraultais·es. Elle mobilise 5 600 agents dans plus de 120 métiers différents, déployés sur l'ensemble d'un territoire riche et diversifié. Nous intervenons dans des domaines essentiels du quotidien, notamment les solidarités, l'éducation, l'aménagement du territoire, l'environnement...

En rejoignant nos équipes, vous participez à un service public porteur de sens, où l'engagement collectif est valorisé. Pour en savoir plus :

Profils recherchés

Vous êtes notre candidat(e) idéal(e) si vous faites preuve d'une grande rigueur, d'un sens aigu de l'organisation et d'une forte capacité d'adaptation pour évoluer entre deux services stratégiques.
Compétences techniques : Excellente maîtrise des outils bureautiques, capacité à tenir des tableaux de bord et connaissance des règles administratives, budgétaires et comptables de base.
Qualités Humaines : Esprit d'équipe, Initiative, Réactivité et Sens de la Confidentialité sont indispensables.
Conditions d'Exercice : Travail sur écran et contact régulier avec le public/partenaires.