Assistant(e) du maire

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Technicien
Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

L'assistante du Maire constitue l'interface opérationnelle indispensable entre le cabinet du Maire, la DGS et l'ensemble des interlocuteurs de la collectivité. À ce titre, son action conditionne directement l'efficacité de l'agenda municipal, la fluidité des échanges institutionnels et la qualité de représentation du Maire.

Compte tenu de la sensibilité des informations traitées, de la proximité avec l'autorité exécutive et des enjeux de représentation institutionnelle, ce poste exige un niveau d'engagement, de discrétion et de fiabilité exceptionnels.

Missions / conditions d'exercice

1.1 – Secrétariat et gestion de cabinet
– Gérer l'agenda du Maire : planification des rendez-vous, réunions, audiences, déplacements officiels et cérémonies
– Filtrer et orienter les appels téléphoniques, courriels et demandes d'audience adressés au Maire
– Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers officiels, notes, interventions et correspondances du Maire
– Préparer les dossiers nécessaires aux rendez-vous et réunions du Maire
– Organiser les réceptions, cérémonies, événements protocolaires et déplacements officiels
– Assurer la gestion documentaire du cabinet : classement, archivage, traçabilité des actes
1.2 – Interface institutionnelle
– Assurer la liaison entre le cabinet du Maire, la DGS et les directions/pôles de la collectivité
– Gérer les relations avec les partenaires institutionnels : Préfecture, Région, Département, Cap Excellence, EPCI partenaires
– Accueillir et orienter avec discernement les interlocuteurs du Maire (élus, représentants d'État, partenaires, porteurs de projets, administrés)
– Assurer le suivi du courrier officiel entrant et sortant en lien le maire et la DGS
– Contribuer à la préparation logistique et documentaire des déplacements officiels du Maire

1.3 – Appui au suivi du programme du mandat
– Contribuer au suivi des engagements et jalons du mandat 2026-2032 à la demande du Maire ou de la DGS
– Alerter sur les échéances importantes : délibérations, conventions, visites officielles, échéances financières
– Préparer les éléments de langage, supports et dossiers nécessaires aux interventions publiques du Maire
– Assurer une veille sur les agendas institutionnels et les événements à portée communale ou intercommunale

1.4 – Coordination interne et travail au sein du cabinet
– Travailler en complémentarité avec le collaborateur de cabinet / conseiller spécial, dans le respect du périmètre de chacun
– Relayer les instructions et arbitrages du Maire aux directions concernées, en coordination avec la DGS, dans le respect de la ligne hiérarchique
– Participer si nécessaire aux réunions de coordination du cabinet et en assurer le secrétariat
– Veiller à la confidentialité absolue de l'ensemble des informations traitées dans le cadre du cabinet

Profils recherchés

- SAVOIRS :
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.

- SAVOIR FAIRE :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
- contrôler et évaluer les actions des services ;
- piloter, suivre et contrôler les activités des agents.

- SAVOIR ETRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.