Agent Administratif H/F

Nous recherchons pour l'un de nos coopérateurs un.e Agent Administratif afin d’intervenir au sein de l'un de nos établissements du médico social, situé à Vernet-les-bains (66820). 

Modalités : 

• Travail du lundi au vendredi sur les horaires 09h00-12h30 et 13h30-17h00.
• Prise de poste début septembre 2026 (entretiens à prévoir mi-aout)
• Prolongation possible. 

Vos missions :

• Assurer le standard téléphonique, l’accueil et le secrétariat :

  • Réponse et gestion pendant les heures de présence au téléphone

  • Traitement des emails de la messagerie
  • Renseigner les visiteurs, les familles et les résidents 
  • Réalise des tâches administratives et travaux bureautiques diverses : rédaction de courriers et documents divers, classement, archive, enregistrement du courrier, autres…
  • Rédaction de notes d’information, de service, de convocation et divers comptes rendus de réunion
  • Assurer la circulation de l’information : affichage pour le personnel, pour les résidents et leurs familles, les intervenants extérieurs, et divers documents liés à la restauration et à l’animation Mise à jour des divers listings (résidents, contact, salariés CDI/Intérims, …)
• Gestion de la prise en charge des résidents et gestion administrative :
  • Réception des dossiers de demande d’admission et transmission au médecin coordonnateur et à la Direction. Tenue du tableau de suivi.
  • Après validation de la direction, participe à la préadmission et l’admission des nouveaux résidents.
  • Réalise « l’aide administrative » si nécessaire et dans le cadre de ses fonctions, pour l’ensemble des résidents
  • En collaboration avec le technicien administratif, répond aux demandes des résidents donnant accès au coffre de l’établissement (chéquier du résident, argent de poche)
  • Coordonne et communique les prestations des intervenants extérieurs : pédicure, coiffure, messe…
  • Assure la tenue des dossiers administratifs et des dossiers infirmiers, en lien avec le service médical
  • Assure la gestion des clés pour les résidents
  • En collaboration avec le technicien administratif :
    • Réalise les différentes demandes d’aides dont peuvent bénéficier les résidents
    • S’assure de la mise à jour de la plateforme à l’aide sociale du CD66
    • Réalise et tient à jour les diverses listes CD66 et autre
• Gérer la vêture
  • Communiquer en lien avec l’exposition de vêtements pour les résidents
  • Courriers aux familles et aux tuteurs pour les demandes de budget
  • Réception et vérification de la commande fournisseurs puis apporter au service lingerie pour nettoyage et distribution aux résidents (mise à jour inventaire résidents)
• Restauration
  • Réalise les effectifs des résidents pour la restauration (tous les lundis) puis envoi chaque mois au prestataire de restauration
  • Mise en forme du plan de table quand modifications, mise à jour des fiches en T et chevalets sur tables ; liste PDJ ; liste chariot Burlodge
  • Gestion des repas salariés
  • Affichage des menus
• Relation – communication :
  • Contribue à la qualité du lien avec les familles, les tutelles et les organismes de protection juridique
  • Lien de confiance, de part un rôle d’écoute et de conseil envers les résidents et leurs familles
  • Participe tous les jours aux transmissions du matin, prise de note et rédaction des transmissions générales autre que soins
  • Transmet à la Direction toutes les informations concernant la gestion de l’établissement.
• Gestion financière :
  • En collaboration avec le technicien administratif :
    • Scanne et stocke les différents éléments de facturation des fournisseurs en GED
    • Vérifie et stocke en GED la facturation des intervenants extérieurs (kiné, pédicure, psychologue...)
    • Enregistrement et transmission aux familles des factures des dépenses résidents, après vérification et saisie sur Titan par le Technicien administratif
    • Transmission des documents aux agences d’intérims
    • Vérification des factures intérimaires à l’aide des plannings avant enregistrement en GED
    • Préparation des remises de chèque et envoi au service comptable des justificatifs et autres documents comptables
• Gestion Matériel :
  • En collaboration avec le technicien administratif et le cadre administratif :
    • Assure le suivi et les commandes des stocks de l’établissement
    • Assure le suivi en lien avec l’équipe médicale des fauteuils roulants, déambulateurs et coordonne leur nettoyage hebdomadaire en lien avec le service technique (tableau de suivi)
• Ressources humaines :
  • En cas de besoin peut réaliser de la saisie RH (Octime et agence d’intérim)
  • Assure le suivi du registre du personnel en collaboration avec le technicien administratif
  • En cas de besoin aide à la tenue des dossiers du personnel, hors équipe d’encadrement (technicien administratif, cadre administratif, médecin, et directeur)
  • Rassemble les divers documents liés à la saisie des formations sur l’OPCO et SYLAE
  • Edition des plannings mis à jour pour astreinte et affichage en salle du personnel (le vendredi et le lundi)
• Démarche qualité :
  • Participe à l’application et au respect du projet de service et du projet d’établissement.
  • Participe à l’application et au respect du Plan d’Action Qualité.