Assistant.e de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

Traitement indiciaire + régime indemnitaire (IFSE et CIA volontariste), participation aux frais de transports (abonnements) et en matière de protection sociale complémentaire

Descriptif de l'emploi

Située à 25 minutes de la métropole bordelaise, la Communauté de Communes Convergence Garonne bénéficie d’une situation géographique privilégiée, desservie par 6 gares SNCF (axe Bordeaux-Agen) et par l’autoroute A62 (axe Bordeaux-Toulouse). Comme son nom l’indique, la Garonne lui offre des paysages remarquables à la porte de Bordeaux.
Parfaitement regroupée autour de ses centres historiques, économiques et urbains, Convergence Garonne a des atouts incomparables entre vignes et landes. Le dynamisme économique de ce territoire se décline aussi bien en industrie de pointe qu’en artisanat d’art.
Composée de 27 communes et de 32 800 habitants, elle emploie 175 agents.
Dans le cadre d’une réorganisation de ses services, Convergence Garonne recherche un.e Assistant.e de Direction pour :
- le Pôle Culture, Citoyenneté et Vie Associative (50%) incluant un Réseau de Lecture Publique, un service Culture et un Pôle Accompagnement Citoyen
Et
- le Pôle Enfance Jeunesse et Sports (50%) incluant un service Enfance Animation, un point Loisirs Accueil Jeunes, un service Sports et un service Petite Enfance.

Missions / conditions d'exercice

• MISSION 1 : ORGANISATION ADMINISTRATIVE DES PÔLES
- Organiser la vie professionnelle de la Directrice du Pôle Culture, Citoyenneté et Vie Associative.
et du Directeur du Pôle Enfance Jeunesse et Sports
- Gérer l’agenda des deux directions
- Organiser les commissions et les réunions relevant des deux pôles (préparation des espaces, convocations, visioconférence, etc…) en lien avec l’Assistante du DGS et du Président.
- Rédiger et transmettre les ordres du jour en concertation avec la Directrice et le Directeur
- Assister la Directrice du Pôle Culture, Citoyenneté et Vie Associative dans l’organisation
de ses déplacements professionnels

• MISSION 2 : SECRETARIAT

- Assurer la gestion administrative des deux pôles : gestion du courrier, suivi des circuits de validation et des délais de réponse, rédaction des ordres du jour,…
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents administratifs (conventions, contrats, courriers, compte-rendu de réunions, …)
- Réaliser des diaporamas de présentation
- Renseigner les tableaux de suivi des activités des deux pôles ;
- Saisir des données et utiliser des logiciels métiers.
- Rédiger et mettre à jour les procédures liées à la gestion administrative des deux pôles
- Accueillir et transmettre les demandes du public et des services de Convergence Garonne
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques des deux directeurs
- Collaborer avec les autres assistantes de direction de Convergence Garonne

• MISSION 3 : SUIVI BUDGETAIRE ET REGIE

- Participer au suivi budgétaire des deux pôles en lien avec les directeurs
- Engager les dépenses, valider le service fait en lien avec le service finance
- Assurer les missions de régisseur principal ou suppléant de régies de recettes et/ou de dépenses

Profils recherchés

• Formations et qualifications nécessaires : CAP, BEP en secrétariat – expérience significative dans des fonctions similaires +/- 5 ans

• Compétences nécessaires :

- Excellente connaissance de l’environnement territorial,
- Connaissance du statut de la fonction publique territoriale,
- Notions de budget et de comptabilité publique,

• Savoir-faire :
- Maîtrise du vocabulaire des collectivités territoriales,
- Maîtrise des logiciels bureautiques et logiciels métiers,
- Expertise des procédures administratives,
- Parfaite connaissance des règles de grammaire et d’orthographe
- Excellente expression orale et écrite,
- Capacité à communiquer, conseiller, informer, alerter, orienter,
- Connaissance du standard téléphonique, de la machine à affranchir.

• Qualités :
- Capacité d’écoute, d’analyse et de synthèse,
- Capacité à alerter et à rendre compte,
- Être disponible et aimable,
- Être réactive et dynamique,
- Sens du relationnel,
- Sens des priorités,
- Être organisé et savoir gérer son temps de travail,
- Être rigoureuse et méthodique,
- Sens de l’anticipation,
- Honnête et de confiance,
- Esprit d’initiative, force de proposition.