Agent(e) d’accueil, de médiation et de secrétariat

Détails de l'offre

Famille de métiers

Prévention et sécurité publique > Sûreté et sécurité publique

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Accueillir et informer le public rencontrant des difficultés, identifier et qualifier des demandes sociales, orienter et accompagner vers les services ou organismes compétents.
Réaliser des missions de secrétariat.

Missions / conditions d'exercice

Accueil et médiation (60%)
-Accueillir les personnes physiquement et téléphoniquement :
. Analyser la situation et les besoins de la personne (établir la différence entre demande et besoin réel)
. Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
. Accompagner la première demande sur les plans administratifs et informatiques
. Créer les ouvertures de dossier de chaque usager sur le logiciel métier
. Identifier, qualifier la demande sociale et orienter vers les services ou les professionnels concernés
-Gérer la planification des rendez-vous par le biais de l’outil dédié
-Planifier les tournées du minibus de proximité, gérer l’interface usagers / chauffeur et réaliser un suivi de cette activité
-Veiller à l’environnement de la zone d’accueil
-Identifier les motifs de tension, les dysfonctionnements, les dégradations, les risques de conflit
-Contribuer à prévenir et réguler les situations de conflits ou de dysfonctionnements individuels repérées lors de la première démarche à l’accueil
-Concevoir des mesures de régulation, de sécurisation ou d’alerte et proposer des axes d’évolution en mettant en place les outils permettant d’optimiser les procédures d’accueil physique et téléphonique
-Etablir des contacts avec la population et promouvoir les initiatives d’actions collectives de concertation, de consultation, d’animation des territoires, gérées par les travailleurs sociaux
-Diffuser la communication des animations collectives en interne et en externe et gérer les inscriptions

Secrétariat (40%)
-Effectuer les opérations classiques de secrétariat de direction :
. Photocopies, reprographies
. Filtrage des appels téléphoniques
. Classement papier et numérique des diverses données
. Rédaction de correspondance
-Préparer et organiser les différentes réunions et commissions institutionnelles :
. Convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants.
-Diffuser les notes de service et les comptes-rendus de réunion et assurer la circulation de l’information entre la direction et les différents services
-Participer à la rédaction des process internes et des logigrammes correspondants
-Procéder à l’archivage des dossiers

Profils recherchés

Savoirs
Titulaire du Bac pro de commerce et du titre professionnel secrétaire assistant médico-social
Expérience de + d'un an dans le même domaine
-Avoir une bonne connaissance des champs sociaux, sanitaires et médico-sociaux (droit social, public et privé)
-Connaitre les règles et consignes de sécurité, gestes d’urgence et de secours
-Connaitre les caractéristiques socioculturelles des publics et de la souffrance psychique
-Connaissances des techniques de secrétariat et des organisations

Savoir faire
-Maitriser les méthodologies d’animation de territoire et les techniques de médiation, d’écoute et de relation
-Maîtriser les outils bureaucratiques et des nouvelles technologies
-Qualités rédactionnelles
-Respect des procédures et des normes
-Techniques de communication, de gestion du stress et des conflits

Savoir être
-Bonne présentation
-Maîtrise de soi et de ses émotions
-Ouverture d’esprit
-Aisance relationnelle, sens de l’écoute, diplomatie et patience
-Discrétion et confidentialité
-Sens de l’observation et de l’analyse
-Flexibilité et réactivité
-Autonomie
-Ponctualité et assiduité