Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) H/F

Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) H/F

Domaine : BTS Gestion de la PME (GPME), BTS Support à l’Action Managériale (SAM)

Responsabilités :

• Soutien de l’activité générale et de l’activité commerciale :
• Assurer un soutien aux équipes commerciales et de recrutement
• Assurer la gestion administrative de l’entreprise

Administration des ventes de l’entreprise :

• Garantir l’émission et le recouvrement des factures
• Accueil téléphonique et physique
• Planification des rendez-vous (réunions, évènements, etc.)
• Orienter les personnes selon leur demande
• Réaliser la gestion administrative du courrier (rédaction, réception, tri, archivage)
• Saisir des documents numériques
• Classer les documents, informations et fonds documentaires d’une activité
• Organiser des déplacements professionnels
• Définir des besoins en approvisionnement
• Suivre l’état des stocks
• Préparer des commandes d’achats (informatique, téléphonie, service, petite fourniture, EPI, etc.)

Support à l’activité commerciale / Administration des Ventes :

• Assurer l’interface avec les consultants
• Renseigner un client/prospect
• Réaliser une offre commerciale et répondre aux appels d’offres
• Veille Commerciale
• Enregistrer les données d’une commande
• Vérifier les conditions de réalisation d’une commande
• Suivre les éléments de paiement des commandes (émission et recouvrement des factures de vente)
• Réaliser un suivi des dossiers clients, fournisseurs
• Proposition de solutions correctives

Support à l’activité générale :

• Communication : Mise à jour et animation des comptes de communication, communication interne (newsletter, note de service, etc.) et externe (sites internet, réseaux sociaux, etc.)
• Recrutement : diffusion des annonces d’emplois et veilles
• Comptabilité/Finance : Collecte des justificatifs/informations pour les déclarations de TVA et correspondance avec le cabinet comptable
• Projets divers : Mener des projets en soutien à la direction (locaux, goodies, ISO,...) ; Mettre en place et faire évoluer l’ERP, etc.

Savoir-faire :

• Mettre à jour une documentation technique
• Vérifier/Suivre les conditions d’exécution d’un contrat
• Archiver/Indexer des dossiers et documents de références
• Construire/Suivre l’évolution d’un dossier
• Saisir des documents juridiques
• Réaliser un suivi administratif du personnel
• Organiser la logistique des recrutements, formations, déplacements divers
• Réaliser une gestion administrative
• Réaliser une gestion comptable
• Coordonner l’activité des équipes
• Réaliser un suivi d’activité auprès d'une clientèle d'entreprises
• Développer un portefeuille clients et prospects
• Établir des devis/contrats
• Utilisation quotidienne de l’outil informatique

Savoir-être :

• Travail en équipe
• Gestion des priorités
• Qualité de communication orale/écrite
• Capacité d’adaptation
• Gestion de crise
• Discrétion et confidentialité
• Méthodologie et organisation
• Anglais si possible