Assistante médico administrative service dermatologie allergologie - h/f

Rejoignez le CHU de Bordeaux, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine ! Intégrez un collectif passionné de 15 700 professionnels , dont 1 600 médecins , couvrant  plus de 200 métiers . Ici, les soins sont responsables, durables, portés par une ambitieuse RSE et une transition écologique en marche.

Implanté sur  quatre sites —  Pellegrin  et  Saint-André  à Bordeaux,  Haut-Lévêque  et  Xavier-Arnozan  à Pessac —, le CHU offre un cadre pluridisciplinaire en pleine évolution, au cœur de  pôles d’excellence  reconnus nationalement.

Chaque année, nous prenons en charge  plus d’un million de patients , formons les futures générations de soignants et propulsons la recherche via nos  deux instituts hospitalo-universitaires  et unités de pointe, saluées à l’international.

Plongez dans un environnement innovant où votre expertise compte !  

Pellegrin :

L’hôpital Pellegrin constitue l’un des principaux sites du CHU de Bordeaux, avec une offre de soins très large et diversifiée couvrant des activités cliniques, chirurgicales, médico‑chirurgicales et d’urgence de haut niveau. L’hôpital des enfants et le centre Aliénor d’Aquitaine, réunissant maternité et offre de soins gynécologiques et obstétriques, sont notamment situés à l’hôpital Pellegrin. Le CHU de Bordeaux va déployer le projet « Nouveau CHU » : 1,4 milliard d’investissement pour rénover et construire de nouveaux bâtiments. C’est le plus grand chantier de France.

Présentation du poste : Le service de consultation externe d’allergologie est situé dans les locaux du bâtiment PQR à Groupe Hospitalier Pellegrin (entrée 1 RDC). Dans le cadre du regroupement de l’activité, le service pourrait être localisé à l’Hôpital Saint André.

Le service accueille des patients ayant fait une manifestation allergique (médicamenteuse, produit de contraste, alimentaire, respiratoire, venins d’hyménoptères …).

Vous travaillerez en étroite collaboration avec l’équipe médicale (2 médecins allergologues, 1 docteur junior, 3 allergo-anesthésistes, 1 interne en allergologie), 1 IDE et 1 secrétaire. L’unité travaille en étroite collaboration avec le Laboratoire d’Immunologie (2 biologistes, 1 ingénieur d’études, 3 internes, 4 techniciens, 1 secrétaire).

La secrétaire médicale de l’unité d’allergologie assure un rôle central dans le fonctionnement médico-administratif du service. Au-delà des missions de secrétariat classique, le poste comporte une dimension de coordination des parcours patients , en lien étroit avec les médecins, les infirmiers, les admissions et les services supports du CHU. Une collaboration étroite avec le secrétariat des autres services est nécessaire dans le parcours de soin du patient : anesthésie, dermatologie, pédiatrie, pneumologie, immunologie et ORL.

Description du poste et missions

Au sein de l’unité, l’agent aura en charge la réalisation de différentes missions citées :

Gestion des demandes et du flux patient (coordination amont)

- Gestion et tri des demandes entrantes (mails, demandes physiques, téléphone) :

o Demandes d’avis

o Demandes de RDV de consultation soit sur liste d’attente, soit programmation du RDV

o Lectures retardées après une première consultation

- Analyse du motif de la demande et orientation du patient :

o Inscription sur liste d’attente,

o Programmation directe du rendez-vous si urgence ou motif prioritaire (selon critères définis et validation médicale).

o Enregistrement et mise à jour des demandes dans DxCare.

o Gestion dynamique des listes d’attente et des créneaux disponibles.

Organisation et programmation des consultations

- Programmation des rendez-vous de consultation (hors HDJ spécifiques de St André pour les réintroductions médicamenteuses notamment)

- Gestion des modifications et reports de rendez-vous.

- Rappel des patients suite aux messages laissés sur répondeur.

- Envoi des convocations, relances en cas de non-réception, mise sous pli et mise à jour du statut dans DxCare.

- Enregistrement et suivi des téléconsultations via la plateforme de télésanté.

Préparation et sécurisation des consultations

- Préparation administrative des consultations : la veille et à la semaine.

- Transmission des listes de patients au service des admissions, aux IDE et médécins

- Récupération et transmission des étiquettes.

- Envoi de mails de confirmation de rendez-vous (notamment pour les suivis).

- Information ciblée des patients (ex. allergies alimentaires : consignes pour apporter les aliments à tester).

Accueil physique à la consultation et téléphonique :

- Accueil des patients en consultation.

- Vérification et mise à jour de l’identité et des médecins correspondants.

- Saisie administrative, délivrance du consentement Oneshot et numérisation des documents.

- Transmission des étiquettes et informations aux infirmiers et médecins.

- Gestion des appels téléphoniques : avis, changements de rendez-vous, informations aux patients.

Gestion documentaire et des courriers

- Saisie et mise en forme des courriers de consultation et d’hospitalisation de jour (HDJ).

- Gestion du courrier postal : réception, scan, classement et diffusion aux médecins.

- Répartition des résultats biologiques par médecin.

- Récupération des résultats biologiques dans le cadre des explorations allergologiques (notamment allergo-anesthésiques, puces à allergènes).

- Mise à jour des documents utiles à la vie du service (lettre à en-tête, ordonnances…)

Missions transversales de service

- Envoi des cartes d’allergique aux patients.

- Envoi des ordonnances validées médicalement.

- Mise à jour des documents institutionnels du service (papier à en-tête, modèles d’ordonnances, documents patients).

- Commandes de fournitures (Lyreco) et gestion de la reprographie

- Lien avec le laboratoire d’Immunologie

- Formation des agents, des internes et des stagiaires

Internet, Intranet

Prise rapide de courriers

Création de document

Rédaction de document : grammaire et orthographe irréprochables

RELATIONNELLES 

Qualités relationnelles et d’accueil indispensables

Flexibilité

Sens de l’écoute et du dialogue

Analyse, méthode, réactivité, discrétion

ORGANISATIONNELLES

Capacité d’adaptation en fonction des priorités et des imprévus

Capacité d’adaptation en fonction du poste occupé

Capacité d’adaptation aux spécificités du service