ASSISTANTE A LA DIRECTION DES SOINS - CHARGEE DE LA CELLULE DE REMPLACEMENT

L'hopital de Nanterre situé au 403 aveneue de la république 92000 Nanterre recherche pour sa Direction des soins, un(e) assistante de direction, chargéee de la cellule de remplacement.

MISSIONS GENERALES :
L'assistant(e) de la direction des soins a pour missions principales de :
- traiter les demandes de remplacement envoyées par l'encadrement
- assurer la gestion du personnel paramédical remplaçant (intérimaire, vacataire)
- réaliser des tableaux et présentations analytiques des remplacements

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES :
- Gestion des ressources humaines (en interne) :
* Valide/modifie les profils agents et compétences sur Hublo

- Gestion des ressources humaines (en externe) :
* Assure le suivi des dossiers de vacataires (création du dossier, compilation des documents administratifs)
jusqu'à l'enregistrement par la direction des ressources humaines
* Gère le fichier des vacataires (actualisation, mise à jour des disponibilités)
* Enregistre les candidatures de vacataires externes dans un fichier spécifique prévu à cet effet
* Assure le suivi des dossiers des vacataires jusqu'à l'envoi de ces derniers à la direction des ressources humaines
* Valide/modifie les profils agents et compétences sur Hublo

- Gestion des remplacements :
* Saisit les demandes de remplacement dans le fichier Excel et les publie selon la procédure prévue à cet effet
(Hublo®, en intérim, etc)
* Choisit les remplaçants et les inscrits dans le tableau Excel prévu à cet effet
* Alerte le cadre de santé rattaché à la direction des soins, le Coordonnateur général des soins ou son adjoint en cas de mission non pourvue à J-2

- Gestion financière :
* Signe électroniquement, par délégation du coordonnateur général des soins, les contrats de mise à disposition des intérimaires sur les différentes plateformes
* Imprime les factures liées à l'intervention d'agents placés en mission de travail temporaire
* Vérifie l'effectivité du service fait (adéquation entre les Relevés d'Heures (RH) réceptionnés après chaque mission / factures)
* Met à la signature du directeur des soins les factures
* Transmet les factures signées, associées aux bons de mission, à la direction des ressources humaines
* Assure un suivi mensuel financier des dépenses

ACTIVITÉS OCCASIONNELLES :
- Secrétariat (en l'absence de l'assistante de la direction des soins en charge du secrétariat) :
* Traite et met en forme les documents, rapports et courriers
* Réceptionne, traite et oriente les appels et messages téléphoniques
* Organise l'agenda du Coordonnateur général des soins et de son adjoint (prise de rendez-vous, réservation
des salles de réunion)
* Réalise un accueil physique des personnes se présentant à la direction des soins et répond à leurs demandes.

CAPACITÉS PERSONNELLES :
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité relationnelle
- Capacité à gérer son stress
- Capacité à se remettre en question
- Méthode, rigueur
- Adaptabilité, esprit critique

CAPACITÉS PROFESSIONNELLES :
- Connaissances des outils de bureautique
- Maitrise des technologies de communication et d'information
- Capacité d'organisation
- Faire preuve de discrétion et de distance professionnelle
- Respecter le secret professionnel

QUALIFICATIONS ET QUALITÉS REQUISES :
Conditions et/ou qualifications requises :
- Niveau BAC+2
- Expérience de secrétariat au sein d'une direction fonctionnelle
- Connaissance de l'organisation hospitalière

Possibilité d'évolution professionnelle :
- Formation continue
- Assistante médico-administrative

CONDITIONS ET HORAIRES DE TRAVAIL :
Localisation :
CASH Nanterre 403 avenue de la République 92014 Nanterre Cedex
Horaires :
08h30 16h30 ou 09h00 17h00 du lundi au vendredi