Secrétaire Général(e) de Mairie (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur principal de 1ère classe
Attaché

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Rémunération indicative

indiciaire + indemnitaire

Descriptif de l'emploi

Le/La Secrétaire Général(e) structure et pilote l’organisation administrative, financière et technique de la mairie. Il/elle sécurise les actes et décisions, accompagne les élus.
Il/elle a la responsabilité du management de l’ensemble des services municipaux pour en assurer un fonctionnement optimal. Il/Elle participer à la vie institutionnelle et peut être amené à représenter la collectivité.

Missions / conditions d'exercice

Pilotage administratif et accompagnement-conseil des élus :
• Contribuer à la définition de la stratégie pluriannuelle de la collectivité, à la structuration des projets de développement local ainsi qu’à la rédaction du projet municipal de territoire
• Traduire les orientations politiques en plans d’action opérationnels et en déterminer la faisabilité technique et temporelle.
• Assurer des expertises pluridisciplinaires et conseiller les élus sur les risques juridiques, financiers et techniques; alerter et rendre compte.
• Préparer, sécuriser et suivre les instances municipales (conseils municipaux, bureaux, commissions) et rédiger et appliquer les décisions municipales (délibérations, arrêtés, comptes rendus, procès-verbaux).
• Assurer la veille juridique et réglementaire et fiabiliser les procédures.
• Piloter le suivi des contentieux et garantir la légalité des actes.
• Animer la relation avec les partenaires institutionnels et promouvoir les projets communaux.
• Informer et alerter quotidiennement l’exécutif des événements et enjeux de toute nature impactant la commune.
• Représenter et coordonner les relations avec les partenaires institutionnels et locaux.

Management et coordination des services publics :
• Structurer la gouvernance et le management des services (administratif, cantine, garderie, ALSH, ATSEM, technique).
• Organiser le travail, planifier et suivre les présences ; gérer les urgences et remplacements (y compris en amont des week-ends).
• Définir les objectifs et indicateurs, évaluer les résultats et piloter l’amélioration continue.
• Développer un climat social apaisé; prévenir et gérer les conflits; structurer et animer la communication interne.
• Superviser et coordonner la gestion RH avec la collaboratrice dédiée (carrières, avancements, concours, formation, arrêts, aménagements de postes).
• Accompagner les responsables de service dans la gestion quotidienne des ressources humaines et leurs besoins de recrutement
• Veiller à la bonne application du statut de la Fonction Publique Territoriale et des procédures internes.
• Evaluer individuellement 12 agents lors des évaluations annuelles

Pilotage et gestion des ressources publiques :
• Définir la stratégie financière, fiscale et patrimoniale de la collectivité.
• Élaborer et exécuter les 7 budgets communaux (1 principal 6 annexes), gérer la dette, la trésorerie et les écritures d’ordre et décisions modificatives
• Optimiser les dépenses, dynamiser les recettes et identifier les marges de manœuvre pour garantir la qualité de gestion des deniers publics.
• Rédiger et présenter des bilans financiers et de prospective
• Rechercher, rédiger et suivre les dossiers de subventions.
• Rédiger, publier et suivre les marchés publics (volet administratif) en lien avec les élus et les maitrises d’œuvre.
• Gérer les assurances (déclarations, suivi des sinistres) en lien avec un courtier intermédiaire
• Réaliser des analyses comparatives et participer aux négociations contractuelles.
• Piloter les procédures administratives liées aux achats publics.
• Représenter la commune auprès des commerciaux
• Définir et faire appliquer des procédures de sécurisation de la chaine comptable en partenariat avec le comptable public
• Superviser la gestion des équipements municipaux et le suivi des bâtiments avec le service technique.

Activités ponctuelles :
• Administrer le système informatique et téléphonique avec les prestataires.
• Définir et mettre en œuvre la politique d’archivage (papier et numérique) et des espaces de stockage.
• Suivre les dossiers stratégiques liés à l’urbanisme et aux documents de planification (PLUi, SCOT, SRADDET, RLPi).
• Organiser les enquêtes publiques et le recensement.
• Renforcer l’accueil en cas de besoin et participer à l’information du public.
• Assurer le suivi de dossiers spécifiques : enquêtes publiques, recensement, contentieux ou réorganisation des services

Contraintes du poste :
- Travail sur écran
- Travail en position assise
- Agressivité du public
- Gestion simultanée de dossiers variés et de situations d’urgence
- Sollicitations et demandes permanentes
- Disponibilité accrue et adaptation de l’emploi du temps en fonction des réunions.

Profils recherchés

SAVOIR (connaissances théoriques)
- Statut de la Fonction Publique Territoriale
- Procédures administratives et financières
- Techniques et outils de communication
- Organisation de la collectivité, des rôles et fonctions de chacun
- Circuit de la dépense publique
- Règles de la comptabilité publique locale (M14, M49…)
- Connaître et savoir appliquer les procédures d’exécution des marchés publics,
- Code électoral
- Code de l’urbanisme.

SAVOIR-FAIRE (savoirs professionnels et techniques)
- Techniques d’expression orale et écrite
- Qualités rédactionnelles
- Savoir appliquer les réglementations en vigueur
- Maîtriser les techniques de secrétariat et d’organisation administrative, de gestion du temps
- Savoir gérer et suivre une procédure
- Maîtriser les logiciels bureautiques et les logiciels métiers (Berger Levrault, SEGILOG, Internet, Messagerie)
- Connaître et savoir appliquer les techniques de management
- Connaître et savoir appliquer les techniques d’animation de groupe et de réunions
- Savoir renseigner les agents.

SAVOIR-ETRE (qualités relationnelles)
- Capacité à négocier, esprit d’initiative, de décision, d’analyse et de synthèse
- Qualité relationnelles et organisationnelles, sens du dialogue et de la stratégie
- Disponibilité, discrétion
- Rigueur, méthodologie et organisation
- Confidentialité, discrétion et devoir de réserve
- Aptitude à travailler en équipe et en autonomie
- Capacité d’écoute et de communication
- Capacité à établir un lien entre les élus et le personnel communal
- Courtoisie et politesse
- Sens du service public
- Etre source de proposition et d’alerte auprès des élus
- Faire preuve de polyvalence en cas de besoin dans les autres missions
du service administratif.