Secretaire medicale d'anapathologie - h/f

Rejoignez le CHU de Bordeaux, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine ! Intégrez un collectif passionné de 15 700 professionnels , dont 1 600 médecins , couvrant  plus de 200 métiers . Ici, les soins sont responsables, durables, portés par une ambitieuse RSE et une transition écologique en marche.

Implanté sur  quatre sites —  Pellegrin  et  Saint-André  à Bordeaux,  Haut-Lévêque  et  Xavier-Arnozan  à Pessac —, le CHU offre un cadre pluridisciplinaire en pleine évolution, au cœur de  pôles d’excellence  reconnus nationalement.

Chaque année, nous prenons en charge  plus d’un million de patients , formons les futures générations de soignants et propulsons la recherche via nos  deux instituts hospitalo-universitaires  et unités de pointe, saluées à l’international.

Plongez dans un environnement innovant où votre expertise compte !  

Pellegrin :

L’hôpital Pellegrin constitue l’un des principaux sites du CHU de Bordeaux, avec une offre de soins très large et diversifiée couvrant des activités cliniques, chirurgicales, médico‑chirurgicales et d’urgence de haut niveau. L’hôpital des enfants et le centre Aliénor d’Aquitaine, réunissant maternité et offre de soins gynécologiques et obstétriques, sont notamment situés à l’hôpital Pellegrin. Le CHU de Bordeaux va déployer le projet « Nouveau CHU » : 1,4 milliard d’investissement pour rénover et construire de nouveaux bâtiments. C’est le plus grand chantier de France.

Contenu du poste 

Missions générales 

• Assurer le secrétariat du service (polyvalence, adaptabilité et gestion des urgences, maitriser la terminologie médicale)
• Utilisation de logiciel propre au service (DIAMIC / GLIMS)
• Communiquer et transmettre les informations intra-secrétariat, avec le personnel technique, cadre de service et médecins du service

Principales activités

• Edition, envoi du courrier et renvoi du matériel
• Gestion des appels téléphoniques
• Frappes de compte-rendu et courriers
• Envoi de matériel (blocs/lames/congélation/protocoles) pour analyses intra CHU ou institutions extérieures (traçabilité CEEB en sus et/ou via tumorothèque
• Gestion de matériel (blocs/lames) et retours d'analyses externalisées
• Ventilation du courrier
• Archivage, numérisation des dossiers anciens, mise en cartons d'archives et envoi au BCA (via SPARK)
• Numérisation de documents
• Enregistrements des demandes d"avis (IMS, création dossier + matériel), d'autopsies, de dossiers pour contrôle qualité
• Prise de rdv pour les biopsies musculaires (BM), envoi des convocations aux patients en externes, enregistrement dans OPERA des biopsies musculaires pour la chirurgie ambulatoire, édition des plannings opératoires (pour chaque spécialité médicale) de la semaine à venir sur Opéra et préparation des dossiers pour le bloc chir ambu du Pr Négrier-Leibrich (tous les 15 jours)
• Gestion des courriels, fax, création de mémos dans DIAMIC lors des appels 
• Vérification de la validation des comptes rendus pour les RCP (ORL et Maxillo)
• Commande de carboglace (via le CEEN) pour envoi des prélèvements congelés selon les protocoles en place
• Réenregistrement des dossiers anciens et demandes de techniques (Diamic)
• Envoi/traçabilité matériel/courrier vers Institut Bergonié (sanitaire, via CEEB) + protocoles
• Prise en charge du travail de la foetopathologie (si absence ou congés)
• Création et mise à jour des procédures
• Formation des nouvelles AMA (foetopathologie/anapathologie)
• Envoi de matériel (pots pour analyses de biopsies rénales) dans les cliniques privés
• Gestion des stocks et commandes (Lyreco papeterie, magasin général, reprographie), réservation de la salle de réunion
• Facturation trimestrielle : envoi de tableaux Excel vers la cellule facturation
• Demande de paramétrage (via la CBI), créer des demandes d'intervention techniques ou du biomédical (DI via intranet)
• Mise à jour des dossiers non clôturés et vérification de prestations effectuées pour la facturation (DG)
• Demandes médicales internes et spécifiques (requête via Diamic, gestion des erreurs d'enregistrement, préparation EPU, création avec le référent médical de nouvelles demandes d'envoi dans le référentiel des envois extérieurs)
• Envoi du planning du service à la coordinatrice, participation aux réunions de service, participation aux groupes de travail : informatique, développement durable, facturation
• Mise à jour du planning des astreintes médicales
• Destruction de documents (non utilisés, brouillons, obsolètes)

Pour ce poste, nous recherchons un(e) secrétaire médical(e) dynamique, en capacité de prioriser l'urgence, le relationnel et les impératifs. La connaissance du laboratoire serait un plus pour s'intégrer au sein d'une équipe de 3 professionnelles.