Agent d’accueil polyvalent : locations de salles - accueil - citoyenneté

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Contribuer à un service public de qualité en matière d’accueil des usagers pour tout le périmètre de la Relation citoyenne : locations de salles, accueil citoyenneté, accueil téléphonique. Apporter un soutien administratif à la responsable Location de salles et matériel.

Missions / conditions d'exercice

• Plus spécifiquement pour la partie Location / Moyens :
- assurer la réservation des salles municipales et des salles de réunion propres aux services / gérer les demandes de réservations par les particuliers et les associations / aider à l’établissement des plannings des gardiens de salles /
- aider à l’établissement des plannings aux services concernés (occupations des salles, logistique, entretien, chauffage…) /
- aider à la gestion financière des locations de salles dans le cadre de la régie de recettes (factures, encaissements, bordereaux de versement, dépôts à la Trésorerie Principale) /
aider à la gestion du pool de véhicules du parking de l’Arquebuse / prêt de matériel informatique / gestion des demandes de sacs de tri par les
habitants / surveillance ponctuelle des salles.
Plus globalement, être le relais des demandes des services et du public auprès de la responsable Locations-Moyens en cas d’absence de celle-ci.

Pour l’ensemble des lieux d’accueil et pour les autres missions :
• assurer l’accueil (physique, téléphonique ou dématérialisé), l’information et l’orientation des usagers dans différents lieux : accueil des usagers à
l’accueil de la mairie principale et dans les espaces loués par la Ville, état des lieux avec les usagers dans ces mêmes espaces, surveillance des salles
louées, accueil de la mairie annexe ou de la mairie de Vaux (remplacements ponctuels), accueil téléphonique au service Allô Auxerrois.
• répondre aux différents besoins et attentes des usagers (guider, conseiller, accompagner...)
• analyser les demandes des usagers, identifier le degré d'urgence
• participer au bon fonctionnement du service en contribuant à la fluidité des informations quotidiennes et à la transmission des savoirs et
compétences
• délivrer des prestations citoyenneté – familles : formalités administratives (demandes de titres d’identité...), Etat civil (délivrance de copies d’actes).
• travailler en coopération et en transversalité avec les autres services municipaux
• assurer des missions ou tâches administratives selon les besoins de la direction, en fonction de l’activité (courriers, classement...)
• réguler l'entrée des visiteurs, surveiller les accès et faire respecter et appliquer les règles et consignes de sécurité
• assurer des missions de back-office en fonction des besoins du service pour tout le périmètre du guichet unique
• participer à l'aide téléphonique liée aux télé-procédures
• contribuer au fonctionnement de la régie en tant que mandataire pour des encaissements ponctuels

Profils recherchés

Compétences et savoir-faire :
• capacité à être polyvalent,
• capacité à intervenir dans différents guichets ou lieux d’accueil
• maîtrise de progiciels spécifiques et bureautiques,
• connaissance de l’environnement territorial,
• maîtrise des techniques d’accueil du public,
• maîtrise de la langue (écrite et orale),
• capacité d’organisation,
• connaissance sur la sécurité des biens et des personnes, connaissance du SSI
• application des procédures et suivi des consignes.
Savoirs-être :
• ponctualité et rigueur exigées,
• être capable de s'adapter.
• sens du service public,
• être capable de travailler en équipe et en transversalité,
• faire preuve de courtoisie, d’écoute, de disponibilité et de discrétion,
• être capable d’expliquer clairement, et de reformuler les demandes,

Permis B indispensable