Office Manager H/F

Dans le cadre du départ à la retraite de notre collaboratrice, nous recherchons son(sa) successeur(e). Vous bénéficierez d'une période de passation afin de prendre progressivement en main vos missions et de découvrir notre organisation. Vous aimez les journées variées, le contact avec les collaborateurs et les visiteurs, ainsi que la gestion administrative incluant un rôle opérationnel sur le terrain ? Vous recherchez un poste alliant accueil, organisation et coordination ? Vous avez une appétence pour la gestion d'une flotte de véhicules et des services généraux ? Alors ce poste est fait pour vous ! Vos missions s'articuleront ainsi : Accueil & vie du site (20 %)

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs.
• Gérer le standard et orienter les appels.
• Réceptionner, ouvrir et distribuer le courrier.
• Préparer les salles de réunion et veiller à la qualité de l'accueil.

Gestion de la flotte automobile (30 %) (30 véhicules)

• Assurer le suivi administratif des véhicules de parc et des véhicules de fonction.
• Organiser les livraisons et les restitutions.
• Suivre les kilométrages, les entretiens et les contrôles techniques.
• Gérer les assurances, cartes grises, cartes de recharge et badges de télépéage.
• Assurer le suivi des contraventions, sinistres et opérations de maintenance.
• Participer à la revente des véhicules.
• Mettre à jour les différents tableaux de suivi et assurer le lien avec les services RH et Comptabilité.

Recouvrement clients (25 %)

• Assurer les relances téléphoniques et par mail des factures impayées.
• Mettre à jour les comptes clients dans l'ERP.
• Préparer les dossiers de contentieux.
• Suivre les procédures d'injonction de paiement.
• Mettre à jour les tableaux de suivi.

Services généraux (20 %)

• Gérer les commandes de fournitures et consommables.
• Suivre les stocks et les livraisons.
• Être l'interlocuteur(trice) des différents prestataires (nettoyage, impression, fontaine à eau, recyclage, maintenance).
• Participer au suivi des interventions techniques et des sinistres.
• Contrôler les factures fournisseurs.

Déplacements professionnels (5 %)

• Contrôler les notes de frais.
• Organiser ponctuellement les déplacements de la Direction ou des collaborateurs (train, avion, hôtel, location de véhicule, visas).

100% présentiel - pas de télétravail Le processus de recrutement se fait en trois étapes :

1. Vous postulez et si votre candidature est retenue, le service RH vous contactera pour un entretien téléphonique d'environ 30 min
2. RDV avec votre futur manager sur notre site à Cormeilles-en-Parisis pour échanger sur votre parcours et vos motivations
3. Dernier entretien avec votre N+2 pour savoir si vous matchez avec notre culture d'entreprise

Les avantages à nous rejoindre :

• Un parcours d'intégration sur mesure
• Une mutuelle prise en charge à 75%
• Un accord de participation & d'intéressement
• Des tickets resto d'une valeur de 8€ avec une cafétaria
• Un CSE et une plateforme mise en place par leur soin proposant des promotions pour pleins d'activités
• Des bureaux modernes dans des locaux tout neufs
• Un grand parking où vous pourrez vous garer facilement

De formation Bac à Bac+2 en gestion, administration ou domaine équivalent, vous bénéficiez d'une expérience confirmée sur des fonctions similaires, idéalement acquise dans un environnement de services généraux ou sur des postes d'assistanat polyvalent. Reconnu(e) pour votre dynamisme, votre sens du service et votre capacité à gérer une grande diversité de sujets, vous faites preuve d'organisation, de rigueur et d'autonomie. Votre aisance relationnelle et votre esprit d'équipe vous permettent d'interagir efficacement avec des interlocuteurs variés, internes comme externes. À l'aise avec les outils bureautiques (Outlook, Excel, sites internet marchands), vous êtes réactif, fiable et appréciez les environnements polyvalents. Outre votre intérêt pour la gestion administrative, vous avez une réelle appétencepour les missions de terrain liées à la flotte automobile et aux services généraux ; cela constituera un véritable atout pour réussir dans ce poste. Poste à pourvoir à partir du 24 août 2026