Chef de service des examens et des diplômes F/H

Poste

Fonctions : Chef(fe) du Service des Examens et des diplômes
Catégorie : A
Corps : IGE
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an).

Poste à pourvoir à compter du 1er juillet 2026.

Missions :

• Planifier et être le/la garant(e) des opérations liées aux examens de la Faculté des Lettres, dans le cadre du calendrier voté chaque année
• Garantir la conservation et la sécurisation des données et documents relatifs aux examens, tout au long du circuit
• Diffuser les relevés de notes correspondants après contrôle de leur contenu en lien avec les UFR concernées
• Coordonner les moyens humains et matériels affectés au service
• Informer le public des conditions d’obtention des diplômes et certificats
• Développer les voies d’amélioration de la qualité du service rendu aux étudiant(e)s, tout en simplifiant les procédures
• Garantir l’authenticité des documents édités, la conservation et la sécurisation du matériel utilisé ainsi que des données relatives aux étudiant(e)s
• Élaborer les statistiques et bilans d’activité du service, permettant une prospective en terme de contenus du calendrier facultaire et des MCC

Activités  : 

• Assurer une veille règlementaire des règles de scolarité, afin de garantir la conformité des Modalités de Contrôle des Connaissances adoptées par la Faculté pour chaque année universitaire, et contrôler celle des MCC adoptées par les composantes pour l’ensemble des formations
• Élaborer et diffuser sur l’Environnement Numérique de Travail (ENT), le calendrier des épreuves, pour chacune des périodes d’examen de la session initiale , la session de rattrapage étant placée sous la responsabilité des composantes 
• Organiser les conditions de déroulement des épreuves, y compris les modalités particulières prévues pour les étudiant(e)s en situation de handicap et les étudiant(e)s inscrits en licence accès santé sur le campus de Jussieu : LAS
• Veiller à l’élaboration des sujets d’examen, à leur reprographie, à leur conservation puis à leur diffusion dans les salles d’examen, en garantissant le respect de la confidentialité
• Approvisionner les centres d’examen avec le matériel nécessaire : stocks de papier brouillon, de copies, règlement des examens, listes d’émargement
• Organiser la remise des copies aux enseignants concernés, récupérer les listes d’émargement et vérifier leur contenu
• Accompagner les surveillants en cas d’incidents, relayer le signalement des anomalies constatées auprès de la Direction des Affaires Générales, en lien avec la Direction de l’UFR concernée, pour d’éventuelles poursuites disciplinaires
• Contrôler l’édition des relevés de notes correspondants et procéder à leur diffusion aux étudiant(e)s
• Reconstituer les cursus, par des recherches sur Apogée, dans les archives, auprès des interlocuteur(trice)s des composantes de la faculté et des services compétents (services de l’offre  de formation et des applications de scolarité, des admissions et des inscriptions administratives, des examens, des doctorats, de la recherche)
• Assurer la sécurité des fonds et des signatures électroniques, la gestion du matériel et des consommables sécurisés
• Mettre à jour l’information sur le site institutionnel en transmettant la demande au service de communication
• Encadrer, animer, former l’équipe ainsi que le(s) vacataire(s) recrutés au moment des pics d’activité
• Tenir des tableaux de bord de l’activité et produire des bilans du service

Encadrement : OUI

Nb agents encadrés par catégorie  : 1 A – 5 B et 2 renforts (1 C et 1 B) en période de forte activité

Conditions particulières d’exercice : Période de forte activité pendant les sessions d’examens particulièrement en décembre/janvier et avril/mai

Profil

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Connaissance du Système d’Information Étudiant Apogée (possibilité de formation) et d’Optime
• Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, Powerpoint), messagerie, internet
• Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire :

• Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l’équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation, gestion des congés, autorisations d’absences et horaires)
• Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrées, et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels
• Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents
• Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
• Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
• Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l’évolution et de l’optimisation des organisations ou des procédures 
• Capacité à conduire et accompagner un projet
• Capacité à conduire un entretien, une réunion
• Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse…
• Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
• Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
• Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
• Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs
• Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service
• Capacité à accompagner les personnels à l’usage des systèmes d’informations

Savoir être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Sens de l’analyse et force de proposition
• Adaptabilité et autonomie
• Organisation et rigueur
• Sens du service public
• Confidentialité