Chargé(e) des dossiers CMAOT, de l'archivage médical et de secrétariat

L'ÉTABLISSEMENT :
Le Centre Hospitalier des Marches de Bretagne (CHMB) s'étend sur quatre sites géographiques (Antrain, Maen Roch, Tremblay, St Georges de Reintembault). Son offre se concentre principalement sur la prise en soin, l'hébergement et l'accompagnement.
L'activité est répartie entre 780 lits et places :
Les services sanitaires (1 service de médecine et de SMR polyvalent, 1 service de Soins Médicaux et de Réadaptation (SMR) spécialisé locomoteur et neurologique)
Les services médico-sociaux (4 EHPAD, 1 Foyer de vie pour adultes handicapés et 2 SSIAD)
Depuis 2020, le CHMB est en direction commune avec le Centre Hospitalier de Fougères (CHF).

LE POSTE :
Secrétariat de Direction pendant les absences de la personne en poste :
Assister les directeurs afin d'optimiser la gestion de leur activité
Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure
Gérer les agendas de l'équipe de direction, ainsi que les priorités
Réaliser et transmettre les convocations des instances et réserve les salles et repas
Participer aux instances et rédige les comptes-rendus (CME, CS, CSE, Directoire, Comité des élus, CVS...) en cas d'instance exceptionnelle
Planifier différentes réunions
Rédiger des comptes-rendus de réunion
Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction générale (en cas d'absence relais par le BE Antrain)
Assurer la réception et le traitement du courrier en lien avec les directions
Effectuer les opérations classiques de secrétariat (frappe, photocopies, filtrage des appels, gestion fourniture de bureau...)
Coordonner et diffuser le planning des astreintes médicales téléphoniques, le planning des astreintes SMR et le tableau des absences des médecins salariés
Assurer le secrétariat de la cellule de crise lors déclenchement du plan blanc
Mettre à jour et déposer de documents sur la gestion documentaire (procédures, mode opératoire, flyers) en lien avec l'équipe de la cellule qualité
Participer aux enquêtes de satisfaction des résidents et des familles (collecte et traitement des données)
Secrétariat de la Commission Médicale d'Accueil et d'Orientation du Territoire (CMAOT) et archivage médical :
Créer et/ou mettre à disposition du dossier avant l'entrée du résident et transmettre des informations au bureau des entrées
Récupérer des dossiers médicaux des résidents sortis et vérifier des documents présents dans le dossier médical dans le respect des règles d'identitovigilance
Archiver des dossier médicaux papiers selon la procédure mise en place
Assurer le secrétariat de la CMAOT pour les 4 sites géorgraphiques de l'établissement
Consulter, authentifier et vérifier les demandes d'admission sur la plateforme « ViaTrajectoire » pour les 4 sites.
Préparer la CMAOT pour présentation lors de la commission des dossiers complets
Transcrire l'avis de la CMAOT pour chaque dossier présenté
Rédiger et adresse les décisions rendues par la CMAOT aux référents des demandes d'hébergement ainsi que sur la plateforme « ViaTrajectoire »
Assurer le suivi des admissions
Transmettre des documents nécessaires à la création du dossier résident au bureau des entrées

PROFIL RECHERCHÉ :
Le Centre Hospitalier des Marches de Bretagne recherche un(e) agent Chargé(e) des dossiers CMAOT, de l'archivage médical et de secrétariat, sur le site d'Antrain.
Poste à temps partiel 70% à 80% dans le cadre d'un CDD de 3 mois renouvelable, à pourvoir dès que possible.
Connaissances Requises :
Connaissances dans le domaine de l'accueil physique et téléphonique
Connaissances en matière de secrétariat
Capacités rédactionnelles
Connaissances en matière d'organisation du travail et de fonctionnement interne de l'établissement
Connaissance de l'outil informatique
Vocabulaire médical
Vous êtes intéressé.e et possédez les qualifications requises ? N'hésitez pas à adresser CV et lettre de motivation par mail ou par courrier.
Merci de rappeler la référence suivante : AN_26020