Assistant de gestion administrative- Pôle de proximité à la population

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

Rémunération statutaire + COSD + Participation employeur risque santé et participation employeur maintien de salaire

Descriptif de l'emploi

Vous intégrez la commune de Claira qui compte environ 5 000 habitants.
Vous serez rattaché(e) au Pôle de proximité à la population.
Nous recherchons un agent polyvalent dans l’ensemble des domaines du pôle de proximité à la population (accueil du public, gestion des salles, Etat civil, Election, Cimetière). L’agent sera également chargé d’une mission de secrétariat du service de la police municipale.

Missions / conditions d'exercice

Activités principales dans le cadre de la polyvalence du poste :

ACCUEIL DU PUBLIC :
Accueil physique et téléphonique du public
Accueillir le public avec amabilité
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Appliquer les règles de communication et de protocole
Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
Adapter son intervention aux différents publics
Réguler l'entrée des visiteurs et surveiller les accès

Renseignement et orientation du public
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Présenter des documents d'information et de communication
Orienter vers les personnes et services compétents
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité

Gestion et affichage d'informations
Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations

Réception, traitement du courrier : enregistrement, dématérialisation, transmission aux services, envoi du courrier

GESTION DES SALLES
Accueil et relation aux usagers
Gestion des demandes de réservation des salles municipales
Gestion des demandes de matériel communal (chaises, tables, barrières…

SECRETARIAT DE LA POLICE MUNICIPALE :
Prise de Rendez-vous et accueil du public
Rédaction des actes administratifs et des projets de délibération, archivages

INSCRIPTIONS ELECTORALES :
Tenir à jour le fichier électoral (inscriptions, changements d’adresse, radiations

GESTION DU RECENSEMENT MILITAIRE
-Réception du dossier sur le guichet de suivi du recensement
-Saisi des données sur le logiciel « Recensement Militaire »
-Contact avec le jeune recensé
-Transmission trimestrielle au BSN
-Information aux jeunes administrés sur la Journée Défense et Citoyenneté

SUIVI DES PROCEDURES FUNERAIRES
Autorisations d’inhumation, suivi du logiciel de gestion du cimetière (Gescime)
ventes concessions ; renouvellement de concessions, suivi des locations de caveaux, procédures concession à l’abandon
mise à jour permanente du fichier du cimetière

ETAT CIVIL
- Accueillir et renseigner le public,
- Rédiger et délivrer les actes d’état civil,
- Enregistrer les actes de naissance, mariage, décès et reconnaissance.
- Délivrer des copies et extraits d’actes d’état civil.
- Assurer la gestion administrative des documents d’état civil et divers. Transmission des données d'état-civil via le logiciel cyan de cosoluce et création d'actes
- Instruire les dossiers de mariage, de PACS, parrainages civils, noces d’or
- Instruire les demandes de changement de Nom de prénom,
- Effectuer les cérémonies (mariage, noces d’or, parrainages civils)
- Actualiser et contrôler la tenue des registres

- AIDE PONCTUELLE au service communication notamment dans la gestion de la distribution des colis de Noël).

Profils recherchés

Compétences techniques
-Connaissance du cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et des établissements publics
-Connaissance approfondie des lois et règlements en matière d’état civil (Code Civil, règles de la nationalité, etc.), du cadre juridique des élections et des procédures funéraires.
-Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et logiciels spécialisés en état civil (Cyan) et gestion du cimetière (Gescime)
-Compétences rédactionnelles pour rédiger des actes et des courriers officiels.

Savoir-être
• Sens du service public, discrétion et confidentialité.
• Rigueur et sens de l’organisation.
• Polyvalence
• Capacité a travailler en équipe
• Aisance relationnelle et capacité à gérer des situations parfois délicates avec tact.