Secrétaire au service Qualité et Gestion des Risques H/F

Description des missions

Caractéristiques particulières du poste

Profil recherché

Caractéristiques particulières du posteMoyen mis à disposition :·   Mobilier de bureau, matériel informatique, téléphone fixe, véhicule de l’établissement pour les déplacements, logiciels de saisie et de GED.Contraintes spécifiques :·   Travail sur 2 écrans. Responsables fonctionnels / Liens privilégiésN+2 : Directeur Adjoint en charge de la Qualité et de la Gestion des Risques.N+1 : Ingénieur Qualité et Gestion des Risques.Lieu d’exerciceEPSM DES FLANDRES790, route de Locre 59270 BAILLEULMissions généralesMissions principales confiées à l’agent :·   Gestion administrative et assistance dans l’organisation de l’ensemble des missions assurées par le service en charge de la Qualité et de la Sécurité des Soins : rendez-vous, réunions, audits, Comité Qualité et Gestion des Risques, etc.·   Mise à jour des données/des fichiers de la DQGR (listes de professionnels, liste correspondants qualité) ; Relations fonctionnelles :·   Equipe Qualité / Gestion des risques de l’EPSM des Flandres.·   Ensemble des professionnels des services (de Soins, Médico-Sociaux, Administratifs, Médico-Techniques et logistiques).Compétences attendues et souhaitéesFormation ou qualification :·   Diplômée de la Croix Rouge Française de Lille en secrétariat médical,·   Formation aux outils dédiés à la QGR : ENNOV et SPHINX.Connaissances particulières :·   Accueil téléphonique et physique,·   Utilisation et maîtrise des outils bureautiques,·   Utilisation et maîtrise des Logiciels dédiés à la Qualité/Gestion des Risques (ENNOV et SPHINX),·   Connaissance et fonctionnement du milieu hospitalier.Savoir-faire :·   Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics, des usagers,·   Évaluer la pertinence/la véracité des données et/ou informations,·   Classer des données, des informations, des documents de diverses natures,·   Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations,·   Travailler en équipe,·   Utiliser les outils bureautiques,·   Utiliser les logiciels métier (ex : ENNOV et SPHINX).Savoir-être :·   Rigueur, méthode et organisation,·   Qualités relationnelles,·   Démontrer un esprit de synthèse, ·   Etre à l’écoute des besoins des usagers, des professionnels et de l’institution,·   Discrétion professionnelle,·   Diplomatie.·   Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques ;·   Traitement du courrier (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;·   Assistance au traitement des FEI, déclarations de chutes et de situations d’agressivité (logiciel ENNOV) ;·   Assistance au traitement des résultats d’enquêtes, audits, évaluations…·   Reproduction et diffusion de documents ;·   Assistance à l’élaboration et/ou au suivi de procédures.Description des missions et activités du poste :·   Planification, organisation et invitations de CREX (réservations des salles et véhicules) ;·   Organisation de différentes réunions (recherche de disponibilités des participants, réservation de salles, soutien logistique…)·   Mise à jour des tableaux de suivi - CREX, FEI…·   Planification annuelle anticipée des RDV avec les professionnels « Trios de Pôle » et avec les « Correspondants Qualité et l’encadrement »,·   Mise à jour sur EXCEL et ENNOV de la liste des référents des unités (Correspondants qualité…),·   Export hebdomadaire des fiches d’événements indésirables (FEI - FEC et SAG),·   Impression et diffusion de documents, de dossiers, de procédures dont diffusion « papier » tous les 3 mois (extraction des procédures) des documents Qualité qui sont mis en ligne sur ENNOV et mise à jour des classeurs jaunes des procédures à la cellule qualité,·   Envoi et saisie des questionnaires de sortie/satisfaction et/ou enquêtes à l’aide du logiciel SPHINX,·   Exports mensuels et trimestriels des questionnaires de sortie,·   Paramétrage des fonctions sur ENNOV (fiches DRH),·   Refaire l’archivage des dossiers informatisés (création, classement par année, etc…),·   Archivage des documents papiers à transmettre au service « archivage ».