Attaché(e) d’administration à la gestion administrative et financière des IFMS d’Albi

Activités principales

Gestion du budget de l'établissement
Calculer le budget nécessaire au fonctionnement de l'établissement (dont la masse salariale), renseigner l'outil Région « Solstiss », et le présenter aux différents interlocuteurs (Administrateur, membres de l'Assemblée Générale, Région, réunions internes).
Suivre la réalisation du budget par rapport aux crédits alloués.
Effectuer les opérations de fin d'année (amortissements, dépenses engagées non mandatées, )
Produire le compte financier.
Gestion des subventions
Suivre les conventions relatives au budget de fonctionnement (et l'encaissement des crédits afférents), et instruire les dossiers de demande de subventions d'investissement (auprès de la Région, CROUS, ).
Gestion des conventions
Assurer le suivi des conventions et participer aux résiliations/souscriptions/négociations (conventions avec l'INU Champollion ou les établissements-support).
Gestion des contrats et marchés
Assurer le suivi des contrats et initier les résiliations/souscriptions/négociations.
Gérer les procédures de marchés publics.
Gestion des statistiques annuelles (Bilan pédagogique et financier et Bilan du CFA)
Calculer les données et renseigner les statistiques sur la plateforme dédiée.
Gestion des Assemblées Générales
Organiser les Assemblées Générales (convocation des membres, établissement de l'ordre du jour, rédaction des compte-rendu ou des décisions) et présenter les rapports budgétaires.
Gestion du processus sécurité
Assurer le suivi des interventions liées au registre de sécurité (vérification de la réalisation des contrôles mensuels ou annuels, recours à entreprises de réparations ou à la Région).
Contrôle des Ressources humaines :
Contrôler les factures mensuelles et annuelles issues des établissements-support, notamment les paies (des personnels, des intervenants en lien avec le fichier de suivi de la secrétaire). Interlocuteur privilégié des secteurs DRH et Finances des établissements-support.
Contrôler le compte épargne-temps des agents.
Être support de de la secrétaire chargée de la complétude d'Octime.
Gestion du processus comptable en collaboration avec l'agent comptable
Aider l'agent comptable dans l'enregistrement des opérations bancaires et opérations diverses (ex : rapprochement bancaire, émargement des titres de recettes) en cas d'absence de l'agent dédié.
Aider l'agent comptable dans l'établissement du compte financier.
Relai informatique
Assurer le relai informatique (contacter les prestataires extérieurs et leur exposer les problématiques rencontrées) lors des absences de l'informaticien.
Délégué RGPD
Assurer le contrôle de légalité des données de l'établissement et des préconisations de la CNIL.
Création des outils de calcul et/ou de suivi
Créer des outils permettant ou facilitant son travail ainsi que celui de son binôme, Adjoint Administratif (création d'un fichier de calcul des indemnités des ESI avec publipostage des états de frais, création d'un fichier de suivi des intervenants pour la Secrétaire de Direction, mise en place d'une arborescence Windows en lien avec la dématérialisation et le télétravail).
Paramétrage du logiciel de comptabilité
Etablir la liste des comptes budgétaires et les paramétrer dans le logiciel (ou confier cette saisie à son binôme). Gérer le module amortissement/investissement.
Renfort du binôme avec l'Adjoint Administratif au besoin
En cas de surcharge de travail ponctuelle sur le poste de l'Adjoint Administratif :
. Réaliser des commandes, des demandes de devis, liquider et mandater des factures, saisir et émettre des titres de recettes
. Calculer, liquider des indemnités de stage et frais de déplacements des étudiants, ou des indemnités de déplacement du personnel.
- Autres
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service
- Evaluer la pertinence et la véracité des données et/ou des informations
- Identifier, analyser et prioriser les informations relevant de son domaine d'activité
- Assurer le suivi administratif et financier avec traçabilité des actions dans son domaine
- Réaliser des études, des travaux de synthèse relatifs à son domaine d'activité
- Gérer les courriers et les comptes rendus, en lien avec ses missions
- Assurer le classement et l'archivage liés à sa mission,
- Participer à la démarche qualité des IFMS, formaliser ses procédures qualité,
- Elaborer les plaquettes de différents projets en lien avec ses missions
- Echanges avec partenaires extérieurs
- Accueil physique et téléphonique des fournisseurs et apprenants dans son domaine
-Travailler en collaboration et entraide
- Communiquer lors des réunions et au quotidien
Reporting
- Réunion de direction avec Directrice et coordinatrices pour suivi des projets ou dossiers
- Réunion avec direction pour améliorer les indicateurs de suivi budgétaire
- Réunion avec l'administrateur pour suivi budgétaire.

Savoir faire
administrative, gestion budgétaire et comptable publique)
- Capacités à travailler en équipe et à rendre compte
- Capacités à anticiper, à prioriser, à traiter les dossiers dans les délais impartis
- Capacités à analyser, traduire et formuler une demande d'un utilisateur en donnant une réponse adaptée
- Capacités à présenter, proposer des projets qui sont analysés, argumentés et pertinents
- Capacités à utiliser et renseigner les outils bureautiques mis à disposition : Formeis + modules complémentaires (logiciel de scolarité); winm9 (logiciel de comptabilité) ; logiciels bureautiques (Word, Excel) ; messagerie électronique ; classement SEO, ...
- Capacités à actualiser les connaissances théoriques et techniques dans le domaine d'activité

Savoir être
- Ecoute
- Respect
- Loyauté
- Polyvalence
- Autonomie
- Rigueur
- Sens des responsabilités
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Adaptabilité à de nouvelles tâches, à de nouveaux outils, à des domaines spécifiques
- Participation à la promotion de l'image de marque du GCS des IFMS d'Albi, IFSI et IFAS
Particularités
- Organigramme du GCS des Instituts de Formation aux Métiers de la Santé d'Albi, IFSI et IFAS
- Convention Constitutive et règlement intérieur du GCS des Instituts de Formation aux Métiers de la Santé d'Albi, IFSI et IFAS
- Personnel mis à disposition du GCS
- Permis de conduire conseillé
- Fermetures de l'IFSI et de l'IFAS, avec congés ou RTT sur ces périodes
- Les RTT et les congés annuels doivent être autorisés et validés par le Directeur du GCS des IFMS d'Albi IFSI et IFAS
- Agents cat A au forfait cadres - Autres catégorie en horaires variables

Identification du poste Adjoint Administratif Gestion
Filière : Administrative
Libellé métier : Attaché(e) d'Administration Hospitalière
Temps de travail : 100 % (39 heures semaine) repos hebdomadaires fixes- forfait cadre
Mobilité : Eventuelle (réunions d'informations locale ou régionales)
Diplôme : Baccalauréat exigé Diplôme BAC+2 exigé
Connaissances : Comptabilité, maîtrise des logiciels Excel et Word
Lieu : IIFMS ALBI- 6 impasse François Verdier- 81000 ALBI