Agent administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail

Temps non complet, 19h00 hebdomadaire

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Vous êtes rattaché(e) au service administratif de la mairie de Neuf Berquin sous la direction de la secrétaire générale de mairie. Equipe de 3 personnes.
Travail seul ou en équipe, horaires fixes, astreintes éventuelles (mariages, PACS...)

Missions / conditions d'exercice

Missions administratives variées : secrétariat – suivi de dossiers
- Coordinatrice enfance/jeunesse CAF
- Réception, traitement et diffusion de l’information
- Réalisation de divers travaux de bureautique
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
- Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Classer et archiver les documents et informations
- Réalisation des tâches administratives : bilan CAF, projet éducatif et pédagogique, fiche d’inscription, lettre d’informations, règlement intérieur, déclaration DDCS…
- Elaboration du Plan de sauvegarde communal
- Organisation d’évènement particulier
- Valorisation des locaux

Profils recherchés

COMPETENCES REQUISES :

Savoir :
- Notions de base des techniques de communication orale et écrite.
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Savoirs sur l'environnement professionnel
- L’organisation générale et le fonctionnement de l’établissement et de ses composantes

Savoir-faire opérationnels :
- S’exprimer oralement ou par écrit
- Maîtriser et utiliser les outils bureautiques et informatiques
- Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
- Trier, hiérarchiser et classer les informations.
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Travailler en équipe et en relation partenariale
- Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
- Enregistrer les messages et rendre compte
- Connaissance générale des techniques et règles de classement et d’archivage
- Savoir renseigner le public
- Savoir-faire un courrier (règles de base en orthographe et grammaire, règles de mise en page…)
- Savoir adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale.
- Connaissance générale : ressources humaines
- Maîtrise des techniques de recherches documentaires

Savoir être:
- Qualités relationnelles et d’écoute
- Rigueur et organisation
- Discrétion
- Disponibilité
- Savoir travailler en équipe
- Savoir s’organiser et gérer les priorités
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
- Savoir prendre des notes
- Savoir s’adapter à différents interlocuteurs
- Accueillir le public avec amabilité
- Gérer les situations de stress
- Respecter la confidentialité
- Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique