Agent d'accueil

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps non complet, 18h00 hebdomadaire

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Débutant

Rémunération indicative

Selon grille indiciaire de la FPT

Descriptif de l'emploi

Agent d'accueil de la collectivité

Objectifs du poste :
- Accueil téléphonique et physique du public se rendant au siège administratif de la Communauté de Communes.
- Aider à la gestion du secrétariat général
- Aide à la saisie de pièce comptable

Avantages :
- Rifseep
- Participation employeur contrat groupe mutuelle
- Participation employeur contrat prévoyance
- CNAS

Missions / conditions d'exercice

Activités principales :

1) Gestion de l’accueil et du standard :
- Accueil courtois et sobre avec un langage soigné
- Filtrer et orienter les appels sur les différents services de la collectivité, prendre les messages en cas d’absence des agents, primo renseignements.

2) Réception, traitement et diffusion du courrier : transmission aux services, envoi du courrier.

3) Aider à la gestion du secrétariat général : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux), préparation des documents des séances du Conseil Communautaire.

4) Archivage : tenue du classeur avec la codification des archives papier et gestion de l’archivage numérisé dans la « GED »

5) Suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs,...

6) Aide à la saisie de pièce comptable

Autonomie et responsabilités :
- L’agent d’accueil veille à l’ordre et au rangement de son espace pour qu’il soit convivial tout en valorisant l’image de la collectivité.
- L’agent d’accueil veille à l’affichage réglementaire (convocation de conseil, délibérations…).

Relation fonctionnelle :
- Public / association / intervenant extérieur
- Agents de la Codecom
- Elus

Contraintes liées aux gestes et postures :
- Travail assis quotidien
- Travail sur écran quotidien

Profils recherchés

Profil : formation en secrétariat

Techniques (savoirs faire) :
- Respect des consignes et de la hiérarchie
- Maîtrise de logiciels bureautique
- Sens de l’organisation
- Bonne expression écrite et orale (syntaxe, vocabulaire professionnel)

Relationnelles (savoirs être) :
- Dynamisme et rigueur
- Capacité à travailler en autonomie, sens des responsabilités, capacité d’initiative
- Esprit d’équipe
- Capacité à s’interroger sur ses propres pratiques
- Respect des principes hiérarchiques et respects des consignes
- Courtoisie
- Politesse
- Devoir de discrétion professionnelle et de réserve
- Tenue soignée