Agent.e de gestion administrative, financière et accueil - Offre 796

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

MISSION : il.elle assiste à raison de 50% de son temps le correspondant territorial logistique et bâtiment (CTLB) dans le suivi administratif et financier de ses missions.
A raison de 50% assure la fonction d'agent d'accueil de la Maison du Département (MDD), afin d'en garantir la continuité du fonctionnement.

Missions / conditions d'exercice

Accueil du public de la MDD
· Accueille et renseigne le public, physiquement et/ou par téléphone
· Oriente le public vers les services ou les organismes compétents, ou apporte une première réponse
· Actualise, diffuse et/ou constitue la documentation disponible à l'accueil
· Affiche les informations (réunions, manifestations, ...)

Gestion administrative
· Applique ou fait appliquer les normes de sécurité
· Tient à jour les plannings de réservation de salles
· Réceptionne, distribue et expédie le courrier (l'affranchissement), effectue des travaux administratifs divers
· Réceptionne les commandes du service
· Gère le planning de réservation des véhicules.

Gestion financière
· Etablit les bons de commande et les transmet aux équipes et aux fournisseurs
· Prépare le paiement des factures, signatures et photocopies
· Enregistre les factures sur le logiciel de gestion du parc de véhicules
· Met à jour et effectue le suivi des fiches de l'ensemble des véhicules de service du pool de la direction
· Effectue le suivi de la boîte mails relative aux demandes d'interventions techniques sur les sites
· Relance les entreprises pour intervention
· Effectue la saisie de courriers divers, rédige des courriers simples, classe les dossiers
· Contribue à la mise en place d'outils de suivi de l'activité de la délégation ressources s'agissant de la maintenance des bâtiments et de la gestion du parc automobiles
· Assure la Régie du territoire comme régisseur principal
· Gère l'enveloppe convivialité
· Gère les mandatements liés aux remboursements des frais de repas ASE

Profils recherchés

Compétences relationnelles :
· Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
· Comprendre les besoins de son interlocuteur
· Etre capable de transmettre des informations
· Savoir gérer les interlocuteurs difficiles
· Préserver la confidentialité
· Créer de bonnes conditions d'accueil
· Savoir gérer le stress
· Etre en mesure de travailler en équipe
· Savoir rendre compte de ses actions
· Faire preuve de ponctualité

Compétences stratégiques :
· Etre autonome dans l'organisation et l'exécution de son travail
· Avoir le sens des responsabilités
· Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
· Assurer la polyvalence sur l'ensemble des missions
· Etre capable de prendre des initiatives
· Savoir faire face à une situation de crise ou d'urgence
· Etre force de proposition
· Faire preuve de curiosité intellectuelle

Compétences techniques :
· Maîtriser l'organisation des services et des missions
· Connaître le fonctionnement de l'administration publique
· Connaître l'actualité et les projets de la collectivité/du territoire
· Connaître l'orthographe, la grammaire et la syntaxe
· Utiliser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint,...)
· Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l'activité