Assistant administratif au service des affaires juridiques et de l'administration générale

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La ville de MONTEUX
(Vaucluse) 13 549 habitants
Recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) au service des affaires juridiques et de l’Administration Générale
Cadre d’emplois des adjoints administratifs - Catégorie C
Ville dynamique du Vaucluse, Monteux recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour intégrer le service des Affaires Juridiques et de l'Administration Générale.
Placée sous l'autorité de la Responsable du service, la personne recrutée assure, en binôme, le suivi administratif et la gestion des activités relevant des affaires juridiques, des assemblées et de l'administration générale de la collectivité.

Missions / conditions d'exercice

Gestion administrative générale :
• Assurer l'enregistrement et le suivi du courrier entrant (courrier postal, dépôt en mairie, formulaires du site internet).
• Préparer et assurer l'affranchissement du courrier sortant.
• Gérer l'accueil téléphonique du service.
• Assurer le traitement de la messagerie institutionnelle.
• Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers administratifs.
• Mettre à jour l'agenda des salles de l'Hôtel de Ville.
Gestion des actes administratifs :
• Participer à la préparation, à la relecture et à la mise à la signature des actes administratifs (arrêtés, décisions, délibérations).
• Assurer leur transmission au contrôle de légalité.
• Gérer les formalités de publicité réglementaire : affichage et publication sur le site internet de la commune.
• Assurer la tenue et la reliure des registres administratifs.
Suivi des dossiers administratifs spécifiques :
• Instruire et suivre différents dossiers : débits de boissons temporaires, licences de boissons, taxis, meublés de tourisme, occupations du domaine public, ventes au déballage, etc.
• Contrôler et valider les factures du service.
• Gérer les commandes et la distribution des fournitures administratives.
• Assurer le suivi des abonnements aux revues.
Gestion des assemblées et commissions :
• Participer à la préparation et au suivi des séances du Conseil municipal :
o élaboration et envoi des convocations ;
o mise en forme des notes explicatives de synthèse ;
o constitution des dossiers destinés aux élus ;
o transmission des documents via la plateforme d'e-convocation ou par voie papier.
• Assurer la préparation et l'envoi des convocations aux commissions municipales.
Assurances et contentieux :
• Assurer le suivi administratif des contrats d'assurance de la collectivité (facturation, attestations, avenants, mises à jour des garanties).
• Gérer les déclarations de sinistres et le suivi des demandes d'indemnisation.
• Utiliser ponctuellement l'application Télérecours.
Missions ponctuelles :
• Participer à l'organisation et au suivi des opérations électorales.
• Contribuer à la gestion des procédures liées aux catastrophes naturelles.
• Participer au classement et à l'archivage des documents administratifs.
• Assurer occasionnellement une présence lors des séances du Conseil municipal.
• Participer au recensement et à la préparation des dossiers de demandes de subventions des associations.

Profils recherchés

Savoirs :
• Formation de niveau Bac à Bac+2 en assistanat administratif, secrétariat, gestion administrative ou domaine équivalent.
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et numériques.
• Connaissance des logiciels métiers des collectivités territoriales appréciée.
• Maîtrise de l'expression écrite et des techniques rédactionnelles administratives.
Savoir-faire :
• Capacité à organiser son travail et à hiérarchiser les priorités.
• Rigueur dans le suivi des procédures et le respect des délais.
• Aptitude à gérer simultanément plusieurs dossiers.
Savoir-être :
• Sens du service public.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Polyvalence, autonomie et réactivité.
• Qualités relationnelles et goût du travail en équipe.
• Sens de l'accueil et de la communication