CDD - Assistant.e. administratif.ve et comptable - RH

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-13 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Le Département de Maine-et-Loire recrute un·e Assistant·e Administratif·ve et Comptable pour rejoindre la Direction des Ressources Humaines (DRH), au sein du Service Administration RH (SARH), basé à l'Hôtel du Département.
Ce poste en CDD de 3 mois est idéal pour des professionnel·le·s organisé·e·s et rigoureux·ses, souhaitant contribuer à l'organisation, la gestion administrative et le suivi comptable du service.
Vous assisterez la cheffe de service et les responsables d'unité dans leurs missions d'organisation, gestion, communication et suivi des dossiers. Vous serez également en charge de la gestion des demandes de médailles et du suivi comptable du Service administration des ressources humaines (SARH) et du Service santé au travail prévention et action sociale (STAPS).

Missions / conditions d'exercice

Secrétariat du SARH :

Gérer le courrier du service (papier et GEC) : réception, tri et diffusion. Assurer le suivi des courriers rédigés par la cheffe de service et les responsables d'unité : mise à la signature, enregistrement, envoi et classement dans les dossiers agents.
Gérer les appels téléphoniques de la cheffe de service et des responsables d'unité lors de leurs absences. Planifier les réunions de service et autres réunions thématiques transversales.
Gérer les fournitures du service.

Gestion des médailles du travail :

Lancer la campagne des médailles du travail.
Renseigner et étudier les demandes reçues des agents et managers.
Vérifier le droit des agents à obtenir une médaille.
Saisir les informations sur la plateforme dédiée.
Rédiger les notes et courriers liés aux médailles.
Gérer la boîte mail dédiée.
Participer à l'organisation de la cérémonie de remise des médailles.
Envoyer les diplômes aux agents concernés.

Gestion comptable et budgétaire :

Traiter les factures du SARH et du STAPS.
Saisir les engagements et créer des tiers. Suivre les tranches et la consommation budgétaire.
Traiter les recettes. Effectuer des virements entre lignes de crédits pour permettre le mandatement des dépenses.
Saisir le budget prévisionnel dans l'outil dédié.

Activités secondaires :

Participer à l'organisation des Commissions Administratives Paritaires (CAP) et Commissions Consultatives Paritaires (CCP) en lien avec la responsable d'unité. Rédiger et envoyer les convocations pour ces commissions.
Enregistrer le retour des arrêtés et contrats notifiés dans le registre concerné.
Mettre à jour les tableaux de bord de suivi.

Profils recherchés

Nous recherchons un·e candidat·e motivé·e, doté·e d'un sens de l'organisation et de la rigueur, avec une expérience en gestion administrative et comptable. Vous serez formé·e aux procédures spécifiques du Département, notamment pour la gestion des médailles du travail.
Vous avez des compétences en gestion de courrier, suivi de dossiers et outils comptables, et vous savez travailler de manière autonome tout en restant intégré·e à une équipe. Votre sens du détail, votre réactivité et votre capacité à gérer plusieurs tâches simultanément seront des atouts majeurs pour ce poste.
Enfin, vous incarnez des qualités humaines essentielles :

Rigueur et méthodologie : vous savez respecter les processus et garantir la qualité de votre travail.
Adaptabilité : vous êtes capable de vous approprier rapidement de nouveaux outils et procédures.
Esprit d'initiative : vous n'hésitez pas à proposer des améliorations pour optimiser l'organisation du service.
Qualité relationnelle : vous savez communiquer avec clarté et travailler en collaboration avec les autres membres de l'équipe.