Secrétaire Médicale / Service Hépato Gastro-Entérologie

Statut : CDD/CDI/ titulaire de la fonction publique hospitalière Catégorie: B Organisation du travail :
- Poste à temps plein : 37h30 ou 35h
- Horaires : 8h-16h (8h/15h30), 8h30-16h30 (8h30/16h), 9h-17h (9h30/17h)
- Repos fixe
- Organisation du temps de travail : Décompte horaire du lundi au vendredi

Lieu de travail : Pôle MMT Déplacements liés à la fonction : oui non

Suppléance (le cas échéant) : non.

Missions du service:
Le service d'Hépato-Gastro-Entérologie assure la prise en charge des patients atteints de maladies de l'appareil digestif, du foie, des voies biliaires, du pancréas et de l'anus.
Il intervient dans le diagnostic, le traitement et le suivi des pathologies aiguës et chroniques, incluant les maladies inflammatoires, les affections hépatiques, les troubles fonctionnels et les cancers digestifs.
Le service réalise des consultations, des hospitalisations programmées ou en urgence, ainsi que des examens spécialisés, notamment endoscopiques, et participe à la prévention, au dépistage et à l'éducation thérapeutique des patients.

Missions spécifiques du poste:

Accueil et relation usagers
Accueil physique et téléphonique des patients
Information et orientation des usagers
Gestion des demandes de rendez-vous (consultations, endoscopies, hospitalisations / par téléphone, mail et sur place)
Gestion de la boite mail
Gestion des situations complexes (annulations, urgences, reprogrammations)
Gestion administrative du dossier patient
Création et mise à jour du dossier administratif dans DX
Vérification des droits (identité, couverture sociale)
Classement et archivage des documents internes et externes
Transmission des informations aux services concernés
Gestion des commandes de fournitures en bureautique.

Gestion des consultations et examens
Planification des consultations médicales
Programmation des examens endoscopiques (coloscopie, fibroscopie, écho-endoscopie)
Préparation des dossiers pour les vacations médicales
Transmission des consignes de préparation aux patients
Gestion des comptes rendus médicaux (frappe, mise en forme, envoi aux correspondants, alimentation du DMP)

Coordination, suivi
Interface entre médecins, unités d'hospitalisation, bloc d'endoscopie, laboratoires
Suivi des dossiers en attente (examens, résultats anatomopathologiques)
Préparation des dossiers RCP
Travail en collaboration avec le PAE (programme opératoire, annexes ALD).

Tutorat / nouvelle arrivante / stagiaire secrétaire médical(e)
Transmission du savoir et accompagnement dans son domaine de compétence

Activités:

Gestion quotidienne des appels entrants (patients, médecins traitants, autres services)
Organisation des plannings médicaux
Saisie et mise en forme des courriers médicaux
Saisie des données liées à l'activité du service
Optimisation du planning des consultations en fonction des rendez-vous disponibles suite à des annulations et/ou reports.
Transmission sécurisée des documents médicaux via les outils en vigueur (MS SANTE, DMP).
Gestion des mails
Participation à la démarche qualité (identitovigilance, traçabilité, déclaration des EI, participation aux groupe de travail et de réflexion de service, du pôle ou de l'institution)
Appui administratif aux praticiens

Savoirs
Terminologie médicale en hépato-gastro-entérologie
Organisation hospitalière et parcours patient
Règles de confidentialité et respect strict du secret professionnel
Droits des usagers
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels hospitaliers
Codages des actes

Savoir-faire
Organisation et gestion des priorités
Rigueur dans la gestion administrative avec application des consignes et respect de la règlementation en vigueur.
Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
Adapter son comportement et son discours avec l'ensemble des interlocuteurs en fonction des situations rencontrées

Savoir être
Discrétion professionnelle
Sens de l'accueil et empathie, écoute.
Réactivité
Adaptabilité
Ponctualité

Conditions d'accès au poste

Diplôme requis :
BAC science médico-sociale
BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée :
Connaissance de la bureautique
Connaissance de l'environnement médical