ASSISTANTE DE DIRECTION POLYVALENTE - Référent administratif - Référent Marchés Publics - Référent RH - Référent comptabilité des S.T. - Secrétariat divers - Logiciel ST - Référent contentieux

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Travail en binôme
Suivi des marchés publics des Services Techniques (notification, avenant, reconductions, ordres de services DC4, DC5, DC6...), mise en page des pièces de marchés, rédaction de rapport d'analyses, rédaction de marchés publics, relance des services pour les marchés arrivant à échéance, enregistrement des OS et EXE dans la base commune du service Marchés Publics et dans la base interne des Services Techniques
Gestion des DODP, des DT-DICT, des ATU, des demandes d'interventions CAHC, les emplacements PMR, les courriers aux riverains/commerçants pour travaux, des arrêtés municipaux pour manifestations ou travaux...
Polyvalence secrétariat pour les Services Techniques
Référent des dossiers TIG : affectation des personnes dans les services, suivi des dossiers, gestion d'un tableau de bord
Référent des dossiers contentieux : chiffrage réalisé avec intervention astreinte et/ou réparation en journée par les services suite à des accidents...
Gestion de la comptabilité des Services Techniques : investissement, fonctionnement, suivi des pré-bons et bons (via FAST), envoi aux sociétés ou agents référents, suivi des commandes et livraison, facturation, suivi budget, points réguliers, tableaux de bord
Gestion et centralisation des documents RH des Services Techniques
Suivi et tableau de bord des dossiers FTU

Missions / conditions d'exercice

Suivi et aide dans les marchés publics et du budget des Services Techniques
Polyvalence en secrétariat, gestion des TIG, gestion des chiffrages de dossiers contentieux et FTU

Profils recherchés

Recevoir, filtrer et orienter des appels téléphoniques
Accueillir des usages
Identifier une demande, l'analyser et la formaliser
S'exprimer correctement par écrit et oralement
Maîtriser Internet, Outlook, les logiciels WORD, EXCEL, SOGELINK DT-DICT (logiciel voirie), MAINTI 4
Connaissance en marchés publics et finances publiques
Prendre des notes et mettre en forme des courriers, notes, rapports, compte-rendu de réunions internes
Réaliser et utiliser des documents de type tableau de bord
Rendre compte de son activité
Distinguer le caractère urgent des informations à transmettre
Rechercher et diffuser des informations
Dématérialisation et classement de divers documents administratifs et financiers
Classer et archiver des documents de manière simple et accessible
Respecter les délais de transmission de documents